Utaratibu wa Uendeshaji wa Kawaida (SOP) ni hati iliyo na habari kwa hatua kwa hatua juu ya jinsi ya kutekeleza kazi. SOP iliyopo inaweza kuhitaji kurekebishwa tu na kusasishwa, au unaweza kuwa katika hali ambapo lazima uandike moja kutoka mwanzo. Inasikika kuwa ya kutisha, lakini kwa kweli ni orodha tu ya ukaguzi. Angalia Hatua ya 1 ili mpira utembee.
Hatua
Sehemu ya 1 ya 3: Kuunda SOP Yako
Hatua ya 1. Chagua umbizo lako
Hakuna njia sahihi au mbaya ya kuandika SOP. Walakini, kampuni yako labda ina idadi ya SOP ambazo unaweza kutaja miongozo ya uumbizaji, ikielezea jinsi wanapendelea ifanyike. Ikiwa ndivyo ilivyo, tumia SOP zilizopo hapo awali kama kiolezo. Ikiwa sivyo, una chaguzi kadhaa:
- Muundo wa hatua rahisi. Hii ni kwa taratibu za kawaida ambazo ni fupi, zina matokeo machache yanayowezekana, na ni sawa kwa uhakika. Mbali na nyaraka muhimu na miongozo ya usalama, ni orodha tu ya risasi ya sentensi rahisi kumwambia msomaji afanye nini.
- Muundo wa hatua za kihierarkia. Hii kawaida ni kwa taratibu ndefu - zile zilizo na hatua zaidi ya kumi, zinazojumuisha maamuzi kadhaa ya kufanya, ufafanuzi na istilahi. Hii kawaida ni orodha ya hatua kuu zote zilizo na viambatisho kwa mpangilio maalum.
- Muundo wa chati ya mtiririko. Ikiwa utaratibu ni kama ramani na idadi isiyo na mwisho ya matokeo yanayowezekana, chati inaweza kuwa bet yako bora. Hii ndio fomati ambayo unapaswa kuchagua wakati matokeo hayatabiriki kila wakati.
Hatua ya 2. Fikiria wasikilizaji wako
Kuna mambo matatu kuu ya kuzingatia kabla ya kuandika SOP yako:
- Watazamaji wako maarifa ya awali. Je! Wanafahamiana na shirika lako na taratibu zake? Je! Wanajua istilahi? Lugha yako inahitaji kulinganisha ujuzi na uwekezaji wa msomaji.
- Uwezo wa lugha ya hadhira yako. Je! Kuna nafasi yoyote watu ambao hawazungumzi lugha yako watakuwa "wakisoma" SOP yako? Ikiwa hili ni swala, ni wazo nzuri kujumuisha picha na michoro nyingi.
- Ukubwa wa hadhira yako. Ikiwa watu wengi mara moja wanasoma SOP yako (wale walio katika majukumu tofauti), unapaswa kuunda hati zaidi kama mazungumzo kwenye mchezo: mtumiaji 1 hukamilisha kitendo, akifuatiwa na mtumiaji 2, na kadhalika na kadhalika. Kwa njia hiyo, kila msomaji anaweza kuona jinsi yeye ni kiungo muhimu katika mashine iliyotiwa mafuta.
Hatua ya 3. Fikiria maarifa yako
Kinachochemka ni hii: Je! Wewe ndiye mtu bora kuwa unaandika hii? Je! Unajua mchakato huu unajumuisha nini? Jinsi inaweza kwenda vibaya? Jinsi ya kuifanya iwe salama? Ikiwa sivyo, unaweza kuwa bora kumpa mtu mwingine. Imeandikwa vibaya - au, ni nini zaidi, isiyo sahihi - SOP sio tu itapunguza tija na kusababisha kufeli kwa shirika, lakini pia inaweza kuwa salama na kuwa na athari mbaya kwa chochote kutoka kwa timu yako kwenda kwa mazingira. Kwa kifupi, sio hatari unapaswa kuchukua.
Ikiwa huu ni mradi ambao umepewa ambao unahisi unalazimika (au unalazimika) kuukamilisha, usione aibu kuuliza wale wanaomaliza utaratibu kila siku kwa msaada. Kufanya mahojiano ni sehemu ya kawaida ya mchakato wowote wa kuunda SOP
Hatua ya 4. Amua kati ya SOP fupi au ndefu
Ikiwa unaandika au unasasisha SOP kwa kikundi cha watu ambao wanafahamiana na itifaki, istilahi, n.k., na ingefaidika na SOP fupi na inayopendeza ambayo ni kama orodha ya ukaguzi, unaweza kuiandika tu kwa fomu fupi..
Mbali na kusudi la msingi na habari inayofaa (tarehe, mwandishi, Kitambulisho #, n.k.), kwa kweli ni orodha fupi tu ya hatua. Wakati hakuna maelezo au ufafanuzi unahitajika, hii ndio njia ya kwenda
Hatua ya 5. Weka kusudi lako la SOP akilini
Kilicho dhahiri ni kwamba una utaratibu ndani ya shirika lako ambao unaendelea kurudiwa tena na tena na tena. Lakini kuna sababu maalum kwa nini SOP hii ni muhimu sana? Inahitaji kusisitiza usalama? Hatua za kufuata? Je! Inatumika kwa mafunzo au kwa kila siku? Hapa kuna sababu chache kwa nini SOP yako ni muhimu kufanikisha timu yako:
- Kuhakikisha viwango vya kufuata vinatimizwa
- Ili kuongeza mahitaji ya uzalishaji
- Kuhakikisha utaratibu hauna athari mbaya kwa mazingira
- Kuhakikisha usalama
- Kuhakikisha kila kitu kinakwenda kulingana na ratiba
- Kuzuia kutofaulu katika utengenezaji
-
Kutumika kama hati ya mafunzo
Ikiwa unajua nini SOP yako inapaswa kusisitiza, itakuwa rahisi kupanga maandishi yako karibu na alama hizo. Pia ni rahisi kuona jinsi SOP yako ilivyo muhimu
Sehemu ya 2 ya 3: Kuandika SOP Yako
Hatua ya 1. Funika nyenzo muhimu
Kwa ujumla, SOPs za kiufundi zitakuwa na vitu vinne mbali na utaratibu yenyewe:
- Ukurasa wa kichwa. Hii ni pamoja na 1) jina la utaratibu, 2) nambari ya kitambulisho cha SOP, 3) tarehe ya kutolewa au marekebisho, 4) jina la wakala / idara / tawi SOP inatumika kwa, na 5) saini za wale walioandaa na kupitishwa kwa SOP. Hii inaweza kupangiliwa kwa jinsi unavyopenda, maadamu habari iko wazi.
- Jedwali la Yaliyomo. Hii ni muhimu tu ikiwa SOP yako ni ndefu kabisa, ikiruhusu urahisi wa kumbukumbu. Muhtasari rahisi wa kawaida ndio ungepata hapa.
- Uhakikisho wa Ubora / Udhibiti wa Ubora. Utaratibu sio utaratibu mzuri ikiwa hauwezi kukaguliwa. Kuwa na vifaa muhimu na maelezo yaliyotolewa ili msomaji ahakikishe wamepata matokeo unayotaka. Hii inaweza kujumuisha au haiwezi kujumuisha hati zingine, kama sampuli za tathmini ya utendaji.
-
Rejea. Hakikisha kuorodhesha marejeleo yote yaliyotajwa au muhimu. Ikiwa unarejelea SOP zingine, hakikisha kuambatisha habari muhimu kwenye kiambatisho.
Shirika lako linaweza kuwa na itifaki tofauti na hii. Ikiwa tayari kuna SOPs zilizopo unaweza kutaja, acha muundo huu na uzingatie yale ambayo tayari yapo
Hatua ya 2. Kwa utaratibu wenyewe, hakikisha unafunika yafuatayo:
- Upeo na matumizi. Kwa maneno mengine, eleza madhumuni ya mchakato, mipaka yake, na jinsi inatumiwa. Jumuisha viwango, mahitaji ya udhibiti, majukumu na majukumu, na pembejeo na matokeo.
-
Mbinu na taratibu.
Nyama ya suala - orodhesha hatua zote na maelezo muhimu, pamoja na vifaa vipi vinavyohitajika. Funika taratibu na mfuatano wa mfuatano. Shughulikia "nini ikiwa" na mwingiliano unaowezekana au mazingatio ya usalama.
- Ufafanuzi wa istilahi. Tambua vifupisho, vifupisho, na misemo yote ambayo sio kwa lugha moja.
- Maonyo ya kiafya na usalama. Kuorodheshwa katika sehemu yake na kando ya hatua ambapo ni suala. Usifikirie sehemu hii.
-
Vifaa na vifaa.
Orodha kamili ya kile kinachohitajika na lini, wapi kupata vifaa, viwango vya vifaa, n.k.
-
Tahadhari na kuingiliwa. Kimsingi, sehemu ya utatuzi. Funika kile kinachoweza kwenda vibaya, nini cha kuangalia, na nini kinaweza kuingiliana na bidhaa ya mwisho, bora.
- Wape kila mada haya sehemu yao wenyewe (kawaida huonyeshwa kwa nambari au barua) ili kuweka SOP yako kuwa ya maneno na ya kutatanisha na kuruhusu kumbukumbu rahisi.
- Hii sio orodha kamili; hii ni ncha tu ya barafu ya kiutaratibu. Shirika lako linaweza kutaja mambo mengine ambayo yanahitaji umakini.
Hatua ya 3. Fanya maandishi yako mafupi na rahisi kusoma
Tabia mbaya ni hadhira yako haichagui kusoma hii kwa raha. Unataka kuifanya iwe fupi na wazi - vinginevyo umakini wao utapotea au watapata hati kuwa ya kushangaza na ngumu kufahamu. Kwa ujumla, weka sentensi zako fupi iwezekanavyo.
- Hapa kuna mfano mbaya: Hakikisha kwamba unasafisha vumbi vyote kutoka kwenye shafts za hewa kabla ya kuanza kuzitumia.
- Hapa kuna mfano mzuri: Ondoa vumbi vyote kutoka kwenye shafts za hewa kabla ya matumizi.
- Kwa ujumla, usitumie "wewe." Inapaswa kuonyeshwa. Ongea kwa sauti inayotumika na anza sentensi zako na vitenzi vya amri.
Hatua ya 4. Ikiwa ni lazima, wahoji wafanyakazi wanaohusika katika mchakato wa jinsi ya kutekeleza kazi hiyo
Jambo la mwisho unalotaka kufanya ni kuandika SOP ambayo ni sahihi tu. Unahatarisha usalama wa timu yako, ufanisi wao, wakati wao, na unachukua mchakato uliowekwa na haujalipa akili yoyote - kitu ambacho wachezaji wenzako wanaweza kukerwa. Ikiwa unahitaji, uliza maswali! Unataka kupata haki hii.
Kwa kweli, ikiwa haujui, uliza vyanzo anuwai, ukizingatia majukumu na majukumu yote. Mwanachama mmoja wa timu anaweza kufuata utaratibu wa kawaida wa uendeshaji au mwingine anaweza tu kushiriki katika sehemu ya tendo
Hatua ya 5. Vunja vipande vikubwa vya maandishi na michoro na mtiririko
Ikiwa una hatua au mbili ambazo zinatisha haswa, fanya iwe rahisi kwa wasomaji wako na aina fulani ya chati au mchoro. Inafanya iwe rahisi kusoma na hupa akili hiatus fupi kutoka kujaribu kuelewa yote. Na itaonekana kamili zaidi na iliyoandikwa vizuri kwako.
Usijumuishe hizi ili kuongeza SOP yako; fanya tu hii ikiwa ni lazima au ikiwa unajaribu kuziba pengo la lugha
Hatua ya 6. Hakikisha kila ukurasa una hati ya kudhibiti
SOP yako labda ni moja wapo ya SOPS nyingi - kwa sababu ya hii, tunatumahi shirika lako lina aina fulani ya hifadhidata kubwa inayoorodhesha kila kitu ndani ya mfumo fulani wa kumbukumbu. SOP yako ni sehemu ya mfumo huu wa kumbukumbu, na kwa hivyo inahitaji aina fulani ya nambari ili ipatikane. Hapo ndipo nukuu inakuja.
Kila ukurasa inapaswa kuwa na kichwa kifupi au kitambulisho #, nambari ya marekebisho, tarehe, na "ukurasa # wa #" kwenye kona ya juu kulia (kwa fomati nyingi). Unaweza kuhitaji au hauitaji maelezo ya chini (au unayo haya katika tanbihi), kulingana na upendeleo wa shirika lako
Sehemu ya 3 ya 3: Kuhakikisha Mafanikio na Usahihi
Hatua ya 1. Jaribu utaratibu
Ikiwa hautaki kujaribu utaratibu wako, labda haujaandika vizuri. Kuwa na mtu mwenye ujuzi mdogo wa mchakato (au mtu mwakilishi wa msomaji wa kawaida) atumie SOP yako kuwaongoza. Je! Walishughulikia masuala gani? Ikiwa wapo, washughulikie na ufanye maboresho muhimu.
- Ni bora kuwa na watu wachache wanaojaribu SOP yako. Watu tofauti watakuwa na maswala tofauti, ikiruhusu majibu anuwai (kwa matumaini yenye faida)
- Hakikisha kujaribu utaratibu kwa mtu ambaye hajawahi kufanya hapo awali. Mtu yeyote aliye na maarifa ya awali atakuwa akitegemea maarifa yao kuwafanya wapite na sio kazi yako, na hivyo kushinda kusudi.
Hatua ya 2. Je! SOP ipitiwe na wale ambao kwa kweli hufanya utaratibu
Mwisho wa siku, haijalishi wakubwa wako wanafikiria nini juu ya SOP. Ni wale ambao kwa kweli hufanya kazi hiyo ni muhimu. Kwa hivyo kabla ya kuwasilisha kazi yako kwa watu wa hali ya juu, onyesha vitu vyako kwa wale ambao watafanya (au wanaofanya) kazi hiyo. Wanafikiria nini?
Kuwaruhusu kushiriki na kuhisi kama wao ni sehemu ya mchakato kutawafanya waweze kukubali SOP hii unayofanya kazi. Na bila shaka watakuwa na maoni mazuri
Hatua ya 3. Fanya SOP ipitiwe na washauri wako na timu ya Uhakiki wa Ubora
Mara timu ikikupa kuendelea, tuma kwa washauri wako. Labda watakuwa na mchango mdogo kwenye yaliyomo yenyewe, lakini watakujulisha ikiwa inakidhi mahitaji ya uumbizaji, ikiwa kuna kitu chochote ulichokosa, na itifaki ya kuifanya iwe rasmi na pembejeo kwenye mfumo.
- Njia ya SOP kwa idhini ya kutumia mifumo ya usimamizi wa hati ili kuhakikisha njia za ukaguzi wa idhini. Hii itatofautiana kutoka shirika hadi shirika. Kimsingi, unataka kila kitu kitimize miongozo na kanuni.
- Saini zitakuwa muhimu na mashirika mengi siku hizi hayana shida kukubali saini za elektroniki.
Hatua ya 4. Mara baada ya kupitishwa, anza kutekeleza SOP yako
Hii inaweza kuhusisha kutekeleza mafunzo rasmi kwa wafanyikazi walioathiriwa (kwa mfano mafunzo ya darasani, mafunzo ya kompyuta, nk) au inaweza kumaanisha karatasi yako imetundikwa bafuni. Chochote ni, pata kazi yako huko nje! Uliifanyia kazi. Wakati wa kutambuliwa!
Hakikisha SOP yako inabaki ya sasa. Ikiwa itapitwa na wakati, ibadilishe, pata sasisho ziidhinishwe tena na kuandikwa, na usambaze SOP kama inavyofaa. Usalama wa timu yako, tija, na mafanikio juu yake
Video - Kwa kutumia huduma hii, habari zingine zinaweza kushirikiwa na YouTube
Vidokezo
- Hakikisha historia ya hati imeandikwa kwa kila mabadiliko ya toleo.
- Angalia ikiwa toleo la zamani la SOP lipo kabla ya kuandika yako. Unaweza tu kufanya mabadiliko kadhaa ya haraka. Hakikisha bado unaandika, ingawa!
- Tumia Kiingereza rahisi kuelezea hatua.
- Angalia uwazi. Hakikisha hakuna tafsiri nyingi. Onyesha utaratibu kwa mtu asiyejua mchakato huo na uwaambie wakuambie anachofikiria inasema; unaweza kushangaa.
- Fanya watu wahakiki hati yako kabla ya kupata idhini.
- Tumia chati za mtiririko na vielelezo vya picha ili msomaji awe wazi juu ya mchakato.
- Kumbuka kuwashirikisha wadau wakati wowote inapowezekana, ili mchakato ulioandikwa uwe mchakato halisi.