Jinsi ya Kuandika Barua pepe ya Kitaalamu (na Picha)

Orodha ya maudhui:

Jinsi ya Kuandika Barua pepe ya Kitaalamu (na Picha)
Jinsi ya Kuandika Barua pepe ya Kitaalamu (na Picha)

Video: Jinsi ya Kuandika Barua pepe ya Kitaalamu (na Picha)

Video: Jinsi ya Kuandika Barua pepe ya Kitaalamu (na Picha)
Video: Google : namna ya kutengeneza barua pepe (e mail address) 2024, Machi
Anonim

Barua pepe ni sehemu muhimu ya mawasiliano ya biashara, kwa hivyo ni muhimu kuipata. Wakati barua pepe kawaida sio rasmi kama barua, bado wanapaswa kuwa wataalamu na kuwasilisha picha nzuri ya wewe na biashara yako, jamii, au msimamo. Fuata hatua katika mafunzo haya ili kuunda barua pepe za biashara ambazo ni kweli kwa adabu na uhakikishe taaluma.

Hatua

Sehemu ya 1 ya 4: Kushughulikia Barua pepe

Andika Barua pepe ya Kitaalam Hatua ya 1
Andika Barua pepe ya Kitaalam Hatua ya 1

Hatua ya 1. Anwani yako ya barua pepe

Andika anwani ya barua pepe ya mpokeaji wako kwenye uwanja wa Kwa. Tumia shamba Ili kwenda ikiwa unataka kutuma anwani za barua pepe wakati unahimiza majibu yao.

  • Shamba hili ni la watu ambao ujumbe unaathiri moja kwa moja. Ikiwa unatarajia mtu afanye kitu kwa kujibu barua pepe yako, anapaswa kuwa kwenye uwanja wa Kwa.
  • Ni wazo nzuri kuwajumuisha watu wote kwenye shamba lako kwenye mstari wa ufunguzi wa barua pepe yako. Kwa njia hii, unashirikisha kila mtu kwenye mazungumzo kutoka mwanzo na kuwajulisha kila mtu ni nani mwingine anayehusika katika mazungumzo.
  • Ikiwa umejumuisha zaidi ya watu wanne kwenye uwanja wa Kwa, zungumza na kikundi kwa ujumla kwa kuanza barua pepe yako na kitu kama, "Hi Team, au" Good Morning All,"
  • Sehemu ya kwenda inaweza kutumika kwa anwani nyingi kama unavyopenda. Kumbuka, kila mtu ambaye anahusika moja kwa moja na anahitaji kuchukua hatua anapaswa kujumuishwa kwenye uwanja wa Kwa.
Andika Barua pepe ya Kitaalam Hatua ya 2
Andika Barua pepe ya Kitaalam Hatua ya 2

Hatua ya 2. Tumia uwanja wa Cc (hiari)

Sehemu ya Cc (au Carbon Copy) hutumiwa kama njia ya kuwaweka wengine "kitanzi" bila ya wajibu au hitaji la kujibu au kuchukua hatua juu ya jambo hilo. Fikiria uwanja wa Cc kama FYI kusambaza habari au sasisho muhimu kwa washirika kadhaa ambao wanahitaji tu kuzipitia. Ili kuongeza anwani kwenye uwanja wa Cc, bonyeza tu kwenye uwanja wa Cc na andika anwani nyingi ndani kama unavyopenda.

Wakati washirika wengi wa Cc-ing, kila mpokeaji atapata orodha ya barua pepe za Cc

Andika Barua pepe ya Kitaalamu Hatua ya 3
Andika Barua pepe ya Kitaalamu Hatua ya 3

Hatua ya 3. Tumia uwanja wa Bcc (hiari)

Kusudi kuu la uwanja wa Bcc ni kutuma barua pepe kwa kikundi cha anwani ambazo hazijulikani. Sehemu ya Bcc (Blind Carbon Copy) hukuruhusu kutuma ujumbe kwa anwani kadhaa bila wao kujua ni nani mwingine aliyepata ujumbe. Ili kuongeza anwani kwenye uwanja wa Bcc, bonyeza tu kwenye uwanja na andika kila barua pepe unayohitaji kuingiza.

  • Tumia uwanja wa Bcc kutuma barua pepe kwa washirika wengi ambao hawajuani. Hii inalinda faragha ya kila mpokeaji kwa kuweka orodha ya wapokeaji inayoonekana kwa mtumaji tu na sio kwa kila mpokeaji.
  • Tumia uwanja wa Bcc wakati wa kutuma barua pepe kwa mamia ya watu.
  • Anwani zako zitaweza kuona mtu yeyote ambaye barua pepe ilitumwa kwa sehemu za Kwa au Cc lakini sio kwenye uwanja wa Bcc.
Andika Barua pepe ya Kitaalamu Hatua ya 4
Andika Barua pepe ya Kitaalamu Hatua ya 4

Hatua ya 4. Jibu kwa barua pepe Cc

Ikiwa umejumuishwa katika barua pepe ya Cc, labda wewe ni sehemu ya washirika wengine wote waliojumuishwa kwenye mazungumzo pia, na mtumaji anaweza kuwa hatafuti au anatarajia jibu kutoka kwa yeyote kati yenu. Ikiwa unahitaji kujibu, fikiria juu ya hali ya jibu lako na inatumika kwa nani. Unaweza kuchagua "Jibu kwa Mtumaji" ikiwa una barua ndogo kwa mwandishi asili wa barua pepe, au unaweza "Jibu kwa Wote" ikiwa tu habari hiyo ni muhimu kwa wote wanaohusika kwenye mazungumzo.

  • Ni pale tu maoni yako yanapokuwa muhimu kwa kikundi chote ndipo utakapotumia sehemu ya "Jibu kwa Wote".
  • Kuwa mwangalifu unapochagua kujibu wapokeaji wote kwenye barua pepe. Unapaswa kuepuka kufurika kwenye visanduku vya watu wengine na habari isiyo na maana wakati wowote inapowezekana.
Andika Barua pepe ya Kitaalam Hatua ya 5
Andika Barua pepe ya Kitaalam Hatua ya 5

Hatua ya 5. Jibu kwa barua pepe Bcc

Ikiwa umejumuishwa kwenye Bcc ya barua pepe utakuwa na fursa tu ya kujibu mtumaji wa barua pepe hiyo na hautaweza kuona orodha ya wapokeaji wengine ambao pia walipokea Bcc. Bonyeza kitufe cha Jibu kutunga barua pepe kwa mtumaji.

Andika Barua pepe ya Kitaalamu Hatua ya 6
Andika Barua pepe ya Kitaalamu Hatua ya 6

Hatua ya 6. Tumia kichwa cha mada kifupi na sahihi

Tumia maneno machache iwezekanavyo kuelezea mada au hali ya barua pepe yako. Badala ya kujaza mada hiyo kwa maneno moja au mawili yasiyo wazi, wacha mpokeaji ajue mbele nini wanaweza kutarajia kutoka kwa barua pepe yako. Vinginevyo, inaweza kushindwa kufanya athari ambayo inatakiwa. Kuwa maalum iwezekanavyo wakati wa kusambaza mada kwa barua pepe bila kuwa na maneno mengi. Jaribu vitu kama:

  • "Sasisho la Mkutano wa Uongozi"
  • "Suala Kuhusu Mapumziko ya Mchana"
  • "Muhtasari wa Mkutano wa Machi 12"

Sehemu ya 2 ya 4: Kutunga Barua pepe

Andika Barua pepe ya Kitaalam Hatua ya 7
Andika Barua pepe ya Kitaalam Hatua ya 7

Hatua ya 1. Fimbo na muundo wa kawaida

Unapokaribia barua pepe ya kitaalam, ni muhimu kuiweka safi, fupi na wazi. Sema kile kinachohitajika kusemwa na kuiweka hapo. Unaweza kukuza muundo wako mwenyewe ambao unakufanyia kazi vizuri. Hapa kuna muundo wa msingi wa kuzingatia:

  • Salamu yako
  • Ya kupendeza
  • Kusudi lako
  • Wito wa kuchukua hatua
  • Ujumbe wa kufunga
  • Saini yako
Andika Barua pepe ya Kitaalam Hatua ya 8
Andika Barua pepe ya Kitaalam Hatua ya 8

Hatua ya 2. Andika salamu yako

Ili kuweka mambo ya kitaalam na ya kisasa, fungua kila wakati barua pepe yako na salamu rasmi, kama "Ndugu Mheshimiwa Lu". Kulingana na uhusiano wako na mpokeaji, unaweza kuwashughulikia kama inavyotarajiwa, ama kwa jina lao lote na jina, au jina lao la kwanza. Ikiwa hauko kwa jina la kwanza na mtu huyo, fimbo na jina lao la mwisho ili kuepuka kuwakera.

  • Ikiwa uhusiano wako ni wa kawaida sana, unaweza hata kusema, "Hi Gabe". Katika hali nyingi, ni sawa kufungua na "Mpendwa Marie" rahisi. Ikiwa hali ya mawasiliano yako inahitaji kitu fulani rasmi zaidi, ni salama kutumia jina la mpokeaji peke yako kama salamu ya kuweka vitu vifupi na vitamu.
  • Ikiwa haujui jina la mpokeaji, unaweza kutumia: "Ni nani anayeweza kumhusu" au "Mheshimiwa Mheshimiwa / Madam".
  • Ikiwa unatunga barua pepe kwa kikundi cha wapokeaji ambao umejumuisha kwenye Uga na unahitaji majibu kutoka kwao, wasalimia kama kikundi (ikiwa idadi ya wapokeaji ni nne au zaidi) au ujumuishe kila moja ya majina yao kwenye salamu.
  • Ikiwa unatuma barua pepe na Cc's, zungumza tu na kikundi kwa ujumla ikiwa una idadi kubwa ya wapokeaji, vinginevyo ingiza jina la kila mpokeaji katika salamu hiyo.
  • Ikiwa unatuma barua pepe na BCC, zungumza na kikundi kwa ujumla kwa kufungua na kitu kama, "Halo wote".
  • Ikiwa unamtumia mtu barua kwa mara ya kwanza, weka utangulizi mfupi na uwajulishe wewe ni nani katika sentensi moja. Kwa mfano: "Ilikuwa nzuri kukutana nawe katika [X tukio]."
  • Ikiwa haujui ikiwa utangulizi ni muhimu na umewasiliana na mpokeaji hapo awali, lakini huna uhakika ikiwa wanakukumbuka, unaweza kuacha kitambulisho chako katika saini yako ya barua pepe.
Andika Barua pepe ya Kitaalamu Hatua ya 9
Andika Barua pepe ya Kitaalamu Hatua ya 9

Hatua ya 3. Jitambue mara moja

Kutaja jina lako na jina rasmi au nafasi yako itasaidia mpokeaji atambue ni nani ametoka ujumbe bila hitaji la kubahatisha. Hii ni muhimu sana ikiwa unaandikia mtu ambaye hujawahi kukutana naye. Hata kama jina lako linapatikana katika anwani ya barua pepe ya kazini, kumruhusu mtu mwingine kujua wewe ni nani ni adabu ya kawaida.

  • Ongeza shauku ya mpokeaji wako kwa kuonyesha unganisho la kawaida au uzoefu wa pamoja ("Tulikutana kwenye mkutano wa kila mwaka wa Wanawake kama Viongozi huko Toronto mwaka jana").
  • Ni sawa kuruka utangulizi ikiwa tayari unafahamiana na mtu unayeandika.
Andika Barua pepe ya Kitaalam Hatua ya 10
Andika Barua pepe ya Kitaalam Hatua ya 10

Hatua ya 4. Asante mpokeaji kwa ufupi

Msomaji wako ni mtu mwenye shughuli nyingi, kwa hivyo kuwakubali kwa kuchukua muda kusoma barua pepe yako ni ishara ya neema. Kwa kuongezea, hii itakuwa nafasi yako ya kwanza kuwajulisha sababu yako ya kuandika. "Asante kwa kuzingatia pendekezo langu la ruzuku ya utafiti" huweka sauti ya kirafiki wakati unamwambia mpokeaji kile wanachohitaji kujua.

Kuanza barua pepe kwa kuonyesha shukrani yako pia kunaonyesha heshima, ambayo inaweza kuzuia ujumbe kutoka kuwa baridi au isiyo ya kibinadamu

Andika Barua pepe ya Kitaalam Hatua ya 11
Andika Barua pepe ya Kitaalam Hatua ya 11

Hatua ya 5. Eleza sababu ya barua pepe yako

Ikiwa unaanzisha njia ya mawasiliano, unawajibika kuwaambia wapokeaji wako barua pepe hiyo inahusu nini. Ni muhimu kutaja kusudi lako mapema. Washirika wa biashara watataka kuweza kusoma barua pepe yako haraka na ufikie hatua. Chukua dakika moja kujiuliza kwanini unaiandika na kwanini unahitaji mpokeaji wako kuiona. Hii itakusaidia kukwepa chitchat ya uvivu na kukata kulia kwa kutafuta barua pepe ya kitaalam zaidi. Huu pia ni wakati mzuri wa kujiuliza: "Je! Barua pepe hii ni muhimu sana?" Tena, tu kutuma barua pepe ambazo ni muhimu kabisa zinaonyesha heshima kwa mtu unayemtumia barua pepe. Mara tu utakapokuwa tayari kutunga barua pepe yako, jaribu kuanza na kitu kama:

  • "Ninaandika kuuliza kuhusu…"
  • "Ninaandika nikirejelea…"
  • "Tafadhali chukua wakati kutazama mabadiliko haya na unipe maoni yako …"
Andika Barua pepe ya Kitaalam Hatua ya 12
Andika Barua pepe ya Kitaalam Hatua ya 12

Hatua ya 6. Asante mpokeaji (hiari)

Ikiwa unajibu maswali ya mteja, au ikiwa mtu amejibu barua pepe yako moja, unapaswa kuanza na safu ya shukrani. Kwa mfano:

  • "Asante kwa kunirudia …"
  • "Asante kwa umakini wako juu ya jambo hili…"
  • "Asante kwa kuwasiliana na Ocean Safari Scuba…"
  • Kumshukuru msomaji ni njia nzuri ya kubaki mwenye adabu, mtaalamu, na kwa hali nzuri na mpokeaji wako.
Andika Barua pepe ya Kitaalam Hatua ya 13
Andika Barua pepe ya Kitaalam Hatua ya 13

Hatua ya 7. Weka mwili wa barua pepe yako kwa ufupi

Na barua pepe za biashara, chini unayojumuisha ni bora. Fanya kila barua pepe unayotuma karibu kitu kimoja. Ikiwa unahitaji kuwasiliana juu ya mradi mwingine, tunga barua pepe nyingine.

  • Jaribu kuwasiliana kila kitu unachohitaji kwa sentensi tano tu. Sema kila kitu unahitaji kusema, na sio zaidi. Wakati mwingine haitawezekana kupunguza barua pepe yako kwa sentensi tano tu. Usijali ikiwa unahitaji kujumuisha habari zaidi.
  • Katika mwili wa barua pepe yako, jumuisha habari zote muhimu na chochote unachohitaji kutoka kwa wapokeaji wako.
Andika Barua pepe ya Kitaalamu Hatua ya 14
Andika Barua pepe ya Kitaalamu Hatua ya 14

Hatua ya 8. Jumuisha wito wa kuchukua hatua (hiari)

Ikiwa unahitaji mpokeaji wako kufanya kitu, usifikirie tu watajua nini cha kufanya au lini. Wasaidie kwa kuelezea wazi kile unachohitaji. Sema kitu kama:

  • "Je! Unaweza kunitumia faili hizo kufikia Alhamisi?"
  • "Je! Unaweza kuandika hiyo katika wiki mbili zijazo?"
  • "Tafadhali andika Thomas juu ya hii, na unijulishe wakati umefanya hivyo."
  • Kupanga ombi lako kama swali kunahimiza jibu. Unaweza kusema, "Nijulishe wakati umefanya hivyo."
Andika Barua pepe ya Kitaalam Hatua ya 15
Andika Barua pepe ya Kitaalam Hatua ya 15

Hatua ya 9. Mwambie mpokeaji jinsi unavyotarajia wafuate

Sasa kwa kuwa umetoa wito wa kuchukua hatua, mpe msomaji wako nudge katika mwelekeo sahihi. Ombi la kuangalia ripoti ya kifedha, kwa mfano, inaweza kuambatana na ombi kama "nijulishe maoni yako juu ya nambari hizi." Kwa njia hiyo, chama kingine hakitabaki kushangaa nini cha kufanya na habari waliyopewa.

  • Kutoa muda dhahiri ambao ungependa kusikia tena ("itakuwa bora ikiwa tunaweza kuandaa hati hizi kabla ya mkutano Alhamisi") inaweza kuhakikisha majibu ya haraka.
  • Jaribu kujibu barua pepe muhimu ndani ya masaa 24.
Andika Barua pepe ya Kitaalam Hatua ya 16
Andika Barua pepe ya Kitaalam Hatua ya 16

Hatua ya 10. Ongeza kufunga kwako

Ili kuweka barua pepe yako mtaalamu, maliza barua pepe yako na asante nyingine kwa msomaji wako au kwaheri rasmi kama vile:

  • "Asante kwa uvumilivu na ushirikiano wako"
  • "Asante kwa kuzingatia kwako"
  • "Ikiwa una maswali yoyote au wasiwasi, usisite kunijulisha"
  • "Natarajia kusikia kutoka kwako".
  • Maliza barua pepe yako kwa kufunga sahihi kabla ya jina lako, kama "Kwaheri" au "Waaminifu"
  • Epuka kufungwa kawaida kama "Cheers" isipokuwa wewe ni rafiki mzuri na msomaji, kwani aina hizi za kufungwa sio za kitaalam.
Andika Barua pepe ya Kitaalam Hatua ya 17
Andika Barua pepe ya Kitaalam Hatua ya 17

Hatua ya 11. Saini jina lako

Katika barua pepe ya kitaalam, saini yako inapaswa kujumuisha yafuatayo:

  • Jina lako.
  • Kichwa chako cha kazi.
  • Kiungo cha tovuti yako.
  • Viunga vya akaunti za media ya kijamii (hiari).
  • Maelezo muhimu ya mawasiliano.
Andika Barua pepe ya Kitaalam Hatua ya 18
Andika Barua pepe ya Kitaalam Hatua ya 18

Hatua ya 12. Saini na saini ya kawaida

Saini chini ya barua pepe inapaswa kumpa mpokeaji habari zote anazohitaji kuhusu wewe ni nani ili kusiwe na haja ya kujitambulisha kwa urefu ndani ya ujumbe. Hakikisha kuingiza jina lako kamili, jina la kampuni yako, kichwa chako au nafasi yako, anwani yako ya barua pepe unayopendelea na nambari ya simu ambayo unaweza kufikiwa moja kwa moja.

  • Ili kujiokoa na shida, weka saini yako ya kawaida katika jukwaa lolote la barua pepe unalotumia ili ionyeshwe kiatomati katika jumbe zijazo.
  • Kutoa viungo kwenye akaunti zako za media ya kijamii kutawapa mawasiliano wasio wa kawaida picha yako kamili.
  • Usibandike sahihi yako na maelezo yasiyo ya lazima, nukuu au picha.

Sehemu ya 3 ya 4: Kutoa Utaalam wa Barua pepe

Andika Barua pepe ya Kitaalamu Hatua ya 19
Andika Barua pepe ya Kitaalamu Hatua ya 19

Hatua ya 1. Kudumisha sauti ya mtaalamu

Unapotuma barua pepe za biashara, ni muhimu kuzingatia lugha unayotumia ili kuepuka kuchanganyikiwa au tafsiri mbaya. Kwa ujumla, haupaswi kusema chochote kwa barua pepe kwa bosi wako au wafanyikazi wenzako ambao usingewaambia kibinafsi. Maneno yako yanapaswa kuwa tulivu, adabu na ya kuzaliwa kila wakati, hata katika hali ambazo wewe mwenyewe hujisikii hivyo.

  • Mara tu umeandika barua pepe yako, soma mwenyewe ili uone ikiwa umechukua sauti sahihi.
  • Ingawa inapaswa kwenda bila kusema, jiepushe kutumia aina yoyote ya misimu au matusi.
  • Wakati ucheshi mara nyingi ni ubora muhimu mahali pa kazi, barua pepe zinazohusiana na kazi kawaida sio gari sahihi kwake.
Andika Barua pepe ya Kitaalam Hatua ya 20
Andika Barua pepe ya Kitaalam Hatua ya 20

Hatua ya 2. Wasilisha habari muhimu zaidi kwanza

Kama ilivyotajwa hapo awali, unapaswa kudhani kuwa mpokeaji wako ana sahani nyingi na jitahidi kutotumia wakati wao mwingi. Baada ya kuwashukuru kwa umakini wao, nenda moja kwa moja kwa uhakika. Usisumbue maneno au kuhisi hitaji la kuja na utangulizi wa kina kupita kiasi. Tofauti na njia za kawaida za mawasiliano, barua pepe za kitaalam zinapaswa kuwa adabu lakini moja kwa moja.

  • Jaribu sentensi ya utangulizi kama "Ninaandika kukujulisha kuwa uanachama wako umekwisha na unahitaji kufanywa upya kwa kibinafsi kabla ya kuendelea kupata faida za mwanachama." Kisha unaweza kufuata maelezo yoyote muhimu ambayo mpokeaji anahitaji ili kuchukua hatua.
  • Watu wengi huwa wanachunguza barua pepe badala ya kusoma kila neno. Karibu lengo lako kuu ni mwanzo, ndivyo mpokeaji wako anavyoweza kuchukua juu yake.
Andika Barua pepe ya Kitaalam Hatua ya 21
Andika Barua pepe ya Kitaalam Hatua ya 21

Hatua ya 3. Weka ujumbe wote kwa ufupi

Hakuna maana ya kutembea bila malengo mara tu unaposema kusudi lako. Pamoja na nafasi uliyo nayo, toa maelezo mengine yoyote ambayo unafikiri ni muhimu kutaja. Daima tumia maneno mafupi, rahisi na vishazi kuchukua kazi nyingi nje ya kutafsiri maana yako iwezekanavyo.

  • Tazama "sheria tano ya sentensi" - ujumbe mfupi kuliko sentensi tano unaweza kutoka kuwa mkali au mbaya, wakati sentensi yoyote zaidi ya tano inakuweka katika hatari ya kupoteza usikivu wa msomaji wako.
  • Ikiwa kwa sababu fulani lazima ujumuishe idadi kubwa ya habari, ifanye kama kiambatisho tofauti.
Andika Barua pepe ya Kitaalam Hatua ya 22
Andika Barua pepe ya Kitaalam Hatua ya 22

Hatua ya 4. Fikisha wazo wazi au ombi

Mara tu unaposema sababu yako ya kuandika, sema kwa msomaji wako haswa jinsi ungependa wajibu. Ikiwa kuna kitu wanahitaji kujua, waambie; ikiwa kuna kitu wanahitaji kufanya, waulize. Wakati wanamaliza kusoma ujumbe wako, mpokeaji wako anapaswa kuwa tayari kuandaa majibu.

  • Wawasilianaji wenye uzoefu wanataja hii kama "wito wa kuchukua hatua," na ni njia nzuri ya kuhakikisha kuwa mazungumzo yako yanadumisha hali ya kusudi.
  • Simu ya kuchukua hatua katika barua pepe ya kitaalam inaweza kusema kitu kama "ni muhimu ukariri nambari ya idhini ya usalama iliyotolewa na barua pepe hii" au "tafadhali sasisha upatikanaji wako wa majira ya joto mwishoni mwa mwezi."
Andika Barua pepe ya Kitaalam Hatua ya 23
Andika Barua pepe ya Kitaalam Hatua ya 23

Hatua ya 5. Punguza barua pepe yako kwa mada moja

Kukabiliana na mpokeaji wako na habari nyingi kwa wakati mmoja kunaweza kuwaacha wanahisi kuzidiwa. Ni bora kupunguza upeo wa barua pepe yako kwa mada moja au mbili husika. Sio tu hii itamruhusu msomaji kuelewa kinachoendelea kwa kasi zaidi, pia itakusaidia kuweka ujumbe wako kwa ufupi.

Mada nyingi au maombi yanapaswa kuhifadhiwa kwa barua pepe nyingi

Sehemu ya 4 ya 4: Kutuma Barua pepe

Andika Barua pepe ya Kitaalam Hatua ya 24
Andika Barua pepe ya Kitaalam Hatua ya 24

Hatua ya 1. Thibitisha barua pepe yako kabla ya kuituma

Rudi nyuma juu ya ujumbe wako vizuri ili uhakikishe kuwa haina aina yoyote ya tahajia, upotoshaji wa maneno au sentensi zisizo wazi. Makosa ya kutojali yanaweza kukuonyesha vibaya wewe na kampuni unayoiwakilisha.

  • Tumia huduma ya kukagua tahajia ya jukwaa lako la barua pepe ili kuepuka uangalizi wa bahati mbaya.
  • Unaweza pia kuchukua wakati huu kufanya mabadiliko yoyote ya dakika ya mwisho kwa muundo ambao unafikiria inaweza kufanya barua pepe yako iwe rahisi kuchimba.
Andika Barua pepe ya Kitaalam Hatua ya 25
Andika Barua pepe ya Kitaalam Hatua ya 25

Hatua ya 2. Kurahisisha barua pepe yako ikiwezekana

Kumbuka, wapokeaji wako wana shughuli nyingi na wanataka kufika kwenye nyama ya barua pepe haraka. Chukua hatua nyuma na tathmini barua pepe yako. Hapa kuna mambo ya kuzingatia:

  • Tumia sentensi fupi, maneno, na aya. Hii inasaidia kufanya barua pepe kuwa ya haraka na rahisi kusoma na kuelewa.
  • Ikiwezekana kukata neno nje, likate. Punguza sentensi zako kwa ufupi iwezekanavyo.
Andika Barua pepe ya Kitaalam Hatua ya 26
Andika Barua pepe ya Kitaalam Hatua ya 26

Hatua ya 3. Ipe barua pepe yako uhakiki kamili

Barua pepe za kitaalamu zinahitaji uhakiki wa uangalifu. Soma barua pepe yako kwa sauti mwenyewe. Hii inaweza kukusaidia kupata makosa mengi ya tahajia na sarufi. Jiulize:

  • Je! Barua pepe yangu iko wazi?
  • Je! Barua pepe yangu inaweza kueleweka vibaya?
  • Ingesikikaje ikiwa mimi ndiye mpokeaji?
Andika Barua pepe ya Kitaalamu Hatua ya 27
Andika Barua pepe ya Kitaalamu Hatua ya 27

Hatua ya 4. Weka mtaalamu

Huna haja ya kuonyesha utu wako katika barua pepe yako ya kitaaluma. Ikiwa ungependa, unaweza kuiruhusu ionekane kwa hila kupitia mtindo wako wa uandishi, lakini kaa mbali na hisia, fupisha mazungumzo (kama vile LOL), au fonti zenye rangi na asili.

  • Wakati pekee unaofaa kutumia vionjo au vifupisho vya gumzo ni wakati unaonyesha lugha ya barua pepe ya mtu unayemwandikia.
  • Andika kama unavyozungumza. Hii inaweza kukusaidia kuweka barua pepe yako fupi, ya urafiki, na ya kupendeza.
  • Usiseme chochote kwenye barua pepe ambacho huwezi kusema kwa mpokeaji wako kibinafsi.
Andika Barua pepe ya Kitaalam Hatua ya 28
Andika Barua pepe ya Kitaalam Hatua ya 28

Hatua ya 5. Tuma barua pepe yako

Mara baada ya kukagua barua pepe na umejumuisha habari zote muhimu na kuongeza kila mpokeaji kwenye uwanja unaofaa, bonyeza kitufe cha kutuma.

Video - Kwa kutumia huduma hii, habari zingine zinaweza kushirikiwa na YouTube

Vidokezo

  • Kumbuka, watu wanataka kusoma barua pepe haraka, kwa hivyo weka sentensi zako fupi na wazi.
  • Ikiwa unaweza kusema kitu chanya juu ya mpokeaji wako au kazi yao, fanya hivyo. Maneno yako hayatapotea bure.
  • Sanidi sahihi. Ni njia fupi ya kushiriki habari ambayo unapaswa kujumuisha katika kila barua pepe. Kwa kuweka habari hii katika saini yako, unaweka mwili wa barua pepe zako mfupi.
  • Ikiwa mpokeaji amekusaidia kwa njia yoyote, kumbuka kuwashukuru. Unapaswa kufanya hivyo hata wakati ni kazi yao kukusaidia.
  • Unataka kupata bora katika kuandika barua pepe? Jaribu kuandika ujumbe wako kana kwamba utapelekwa kwa Mkurugenzi Mtendaji. Hii inakusaidia kuweka sauti yako na lugha sawa na ya kitaalam.
  • Zingatia sana sarufi, tahajia, na uakifishaji ili uwasilishe picha yako ya utaalam na kampuni yako.
  • Weka utangulizi mfupi kwa kuziandika kana kwamba unazungumza ana kwa ana.
  • Chukua muda kuamua ikiwa barua pepe ni muhimu hata kabla ya kuanza kuandika moja. Mara nyingi, habari hiyo hiyo inaweza kupelekwa kwa simu rahisi au kutembea kwa muda mfupi kwa idara nyingine.
  • Usisahau kusema "tafadhali" na "asante." Adabu zinasaidia sana kuunda uhusiano mzuri wa kitaalam.
  • Subiri hadi baada ya kumaliza kusahihisha kuweka anwani ya mpokeaji. Hii itakuzuia kutuma barua pepe kwa bahati mbaya kabla haijakamilika.
  • Kuandika barua pepe bora ni kama kitu kingine chochote. Kadri unavyofanya mazoezi, ndivyo utakavyokuwa bora zaidi.

Maonyo

  • Kuwa mwangalifu na uwanja wa Cc. Ikiwa unatuma barua pepe kwa mawasiliano ya watu ambao hawajuani lakini wote wanahitaji kujua habari, hakikisha unatumia uwanja wa Bcc kulinda faragha yao.
  • Tumia chaguo la Jibu kwa Wote kidogo. Tuma tu jibu lako kwa wale ambao wanahitaji kujua.
  • Epuka kutumia misimu isiyo rasmi au vifupisho ("LOL," "ICYMI," "TTYL," n.k.). Hizi zinaweza kuwa zenye kutatanisha kwa wasomaji na hazina nafasi katika barua pepe inayohusiana na kazi.
  • Usiandike ujumbe wako kwa herufi kubwa au herufi ndogo.

Ilipendekeza: