Maisha hayatabiriki na wakati mwingine unahitaji tu kughairi mkutano. Ili kupunguza usumbufu wowote na kuwa na adabu, ni muhimu kughairi mara tu itakapokuwa wazi kuwa hautaweza kufanya mkutano. Toa taarifa saa 24 mapema, ikiwezekana. Kuwa na heshima na heshima na toa kufanya kazi kuzunguka kalenda za wengine kupanga upya. Au, ikiwa kuna watu wengi wamewekwa kuhudhuria mkutano, fikiria ikiwa unaweza kupiga simu au kumtuma mtu mahali pako ili usihitaji kupata wakati mwingine unaofanya kazi kwa kila mtu.
Hatua
Njia 1 ya 2: Kufuta Mkutano kwa adabu
Hatua ya 1. Tuma pole kwa barua pepe yako ili kughairi mkutano mapema
Ikiwa unaghairi masaa 24 au zaidi mapema, barua pepe inafanya kazi vizuri. Toa vichwa vingi iwezekanavyo. Kwa njia hiyo, mtu mwingine anaweza kubadilisha ratiba yake. Ikiwa wana shughuli nyingi, taarifa ya mapema inaweza kuleta mabadiliko makubwa.
- Barua pepe mara nyingi huwa na ufanisi zaidi kuliko kupiga simu kwani mpokeaji anaweza kuiruka haraka kwa dakika moja au chini, lakini huwezi kuwa na hakika kuwa mtu ataona ujumbe wako ikiwa utautuma dakika ya mwisho.
- Ikiwa mtu huyo mwingine amesafiri kutoka nje ya mji kwa mkutano wako, fanya bidii yako kupanga upya kabla ya kwenda nyumbani. Ikiwa hawajafika mjini bado, jaribu kutoa angalau ilani ya siku 2 ili waweze kughairi mipango ya kusafiri ikiwa inahitajika.
Hatua ya 2. Piga simu ya kufuta dakika ya mwisho, ikiwa unaweza
Ikiwa unaghairi mkutano ambao unatakiwa kutokea ndani ya siku hiyo, mpe mtu mwingine simu. Vinginevyo, wanaweza wasione barua pepe kabla ya mkutano na wanaweza kupoteza muda kukusubiri.
- Sema kitu kama, "Najua tulipangwa kukutana leo, lakini ilibidi nimchukue mtoto wangu ambaye aliugua shuleni. Niko nje kwa mchana, una muda wa kukutana asubuhi?"
- Ikiwa huwezi kuifanya kwa simu, tuma barua pepe haraka iwezekanavyo.
Hatua ya 3. Toa sababu yako ya kughairi kwa muda mfupi
Kufuta mkutano mara nyingi husababisha shida kwa wengine ambao walikuwa wakikutarajia. Ni adabu kuwajulisha kwa nini huwezi kuifanya bila kwenda kwa undani sana. Vinginevyo, wanaweza kudhani kuwa haujisikii kujitokeza.
- Kwa mfano, kusema kuwa wewe ni mgonjwa ni sababu ya kutosha kukosa mkutano bila kwenda kwenye maelezo ya ugonjwa wako.
- Ikiwa mkutano mwingine au miadi ilikuja ambayo huwezi kukosa, sema tu kwamba ulikuwa na mzozo usiotarajiwa wa upangaji. Kupanga mkutano mmoja kwa mwingine kunaweza kuonekana kuwa mbaya, kwa hivyo ni sawa kuweka wazi maelezo.
Hatua ya 4. Epuka kutoa visingizio
Ikiwa una sababu halali ya kukosa mkutano, ni sawa kuzungumza kidogo juu yake. Walakini, ikiwa hauna sababu, usijitengeneze. Watu wataweza kusema kuwa unatengeneza kitu na itakua mbaya.
- Ikiwa haujisikii kwa mkutano, uweke kwa ujumla. Kwa mfano: "Kitu cha kibinafsi kilikuja na ninahitaji kupanga upya mkutano wa leo."
- Usitumie udhuru wa kawaida mara nyingi. Ikiwa "kitu cha kibinafsi" kitatokea mara moja kwa mwezi au zaidi, wenzako wataanza kukufikiria kama mtu anayeshambuliwa.
Hatua ya 5. Toa msamaha wa dhati
Kufuta mkutano kutaenda vizuri zaidi ikiwa utapeana radhi kutoka moyoni. Funga kwa sababu unaghairi na utoe kulipia usumbufu.
Jaribu kusema kitu kama, "Ninajua jinsi wakati wako ni muhimu na ninataka kuomba msamaha kwa mzozo wa upangaji ratiba. Ninaunganisha noti zangu ili utazame ili tuweze kurahisisha mkutano wetu wa ufuatiliaji."
Hatua ya 6. Kuheshimu wakati wa washiriki wengine
Ikiwa kuna watu wengine wengi wamewekwa kuhudhuria, fahamu kuwa kufuta mkutano kabisa kunaweza kusababisha usumbufu kwa watu wengi. Ikiwezekana, epuka kughairi na utoe suluhisho lingine badala yake.
Kwa mfano, unaweza kupiga simu, tuma mshiriki mwingine wa idara yako kujaza, au tuma habari yoyote muhimu uliyowekwa kuchangia kwa barua pepe
Njia 2 ya 2: Kupanga upya Mkutano
Hatua ya 1. Fanya mipango ya kupanga upya haraka iwezekanavyo
Nafasi ni kwamba, mkutano ulipangwa katika nafasi ya kwanza kupitia habari nyeti za wakati. Njoo na wakati unaofaa wa kupanga upya ndani ya siku moja au mbili ili kupunguza usumbufu wowote.
Hatua ya 2. Fanya kazi karibu na ratiba ya mtu mwingine kwa kadiri uwezavyo
Kwa kuwa unasababisha usumbufu unaowezekana, ni adabu kufanya kazi karibu na ratiba ya mtu mwingine. Walakini, toa tu kukutana wakati unapatikana. Hautaki kulazimika kupanga tena.
Uliza, "Je! Ni saa ngapi inayofaa kwako kupanga upya tarehe? Sipatikani Alhamisi alasiri, lakini naweza kukupa wakati asubuhi au siku nyingine."
Hatua ya 3. Zuia wakati kwenye kalenda yako wakati haupatikani
Ili kuzuia maumivu ya kichwa wakati unarekebisha mkutano wako, zuia wakati wote hautapatikana. Halafu, unaweza kushiriki wazi nyakati zinazowezekana za kupanga upya bila kuingia kwenye mizozo zaidi.
Ikiwa utagundua kuwa unahitaji muda kidogo wakati wa mchana kati ya mikutano, zuia hiyo kwenye kalenda yako ili watu wasikuone unapatikana wakati wa dirisha hilo
Hatua ya 4. Kutoa kugeuza mkutano kuwa simu
Ikiwa sababu ambayo huwezi kufanya mkutano ni trafiki, hali ya hewa, au sababu ambayo inakuzuia kufika huko kimwili, toa kufanya mkutano kuwa simu badala yake. Omba msamaha kwa kutoweza kufika kwenye mkutano. Tenga wakati wa kufuatilia kibinafsi ikiwa inahitajika.