Jinsi ya Kuketi Mkutano (na Picha)

Orodha ya maudhui:

Jinsi ya Kuketi Mkutano (na Picha)
Jinsi ya Kuketi Mkutano (na Picha)

Video: Jinsi ya Kuketi Mkutano (na Picha)

Video: Jinsi ya Kuketi Mkutano (na Picha)
Video: JINSI YA KUTUMIA ADOBE PHOTOSHOP KUEDIT PICHA TUTORIAL YA KISWAHILI 2024, Machi
Anonim

Kazi ya biashara, haswa katika mazingira ya ofisi, inahitaji kiwango fulani cha ushirikiano. Kwa mfano, maamuzi muhimu mara nyingi huhitaji maoni zaidi ya mtu mmoja na kazi muhimu mara nyingi huhitaji utaalam wa watu kadhaa kukamilika. Mikutano ni njia moja ya kufanya ushirikiano upange na kupangwa, lakini bila hisia ya kusudi au udhibiti, mikutano inaweza kuwa ya muda mrefu na isiyofaa. Kujua jinsi ya kupanga, kuandaa, na kuongoza mkutano ambao unaongoza kunaweza kufanya tofauti kati ya mkutano mzuri na uliopotea.

Hatua

Sehemu ya 1 ya 3: Kujiandaa kwa Mkutano

Kiti cha Mkutano Hatua ya 1
Kiti cha Mkutano Hatua ya 1

Hatua ya 1. Jadili mkutano ujao na washiriki wako

Unapojifunza kuwa utakuwa mwenyekiti wa mkutano ujao, moja ya mambo ya kwanza unapaswa kufanya ni kutumia muda kidogo kuzungumza na watu ambao watahudhuria (haswa watu wa hali ya juu au watu muhimu). Waulize ikiwa kuna jambo ambalo wangependa kujadili kwenye mkutano. Angalia majibu yao na uyatumie kukuongoza unapoandika ajenda yako.

Kuwauliza washiriki wako juu ya kile wangependa kujadili ni hoja nzuri sio tu kwa sababu inafanya iwe rahisi kuandika ajenda, lakini pia kwa sababu inawashirikisha katika mchakato wa mkutano kabla haujaanza. Watu wana uwezekano mkubwa wa kuhudhuria na kusikiliza wakati wa mikutano ikiwa wanajua kuwa maswala muhimu kwao yatashughulikiwa

Kiti cha Mkutano Hatua ya 2
Kiti cha Mkutano Hatua ya 2

Hatua ya 2. Andika na usambaze ajenda

Ajenda ya mkutano inaweza kuwa nyenzo muhimu sio tu kwa mwenyekiti wa mkutano, lakini pia kwa wageni wanaohudhuria. Ajenda zina habari muhimu juu ya mkutano kama utakavyokuwa, utafanyika wapi, na ni nani atakayehudhuria. La muhimu zaidi, zinaelezea pia mada zote zilizokusudiwa za majadiliano, ikiruhusu kila mtu kujiandaa. Tuma mkutano wako mapema kabla ya mkutano wenyewe - mkutano wako ni muhimu zaidi, mapema unapaswa kuutuma.

Jambo moja ambalo ajenda yako lazima iwe nayo ni wastani wa muda kwa kila mada ya majadiliano. Kuwa na ratiba mbaya iliyoainishwa kabla hufanya iwe rahisi zaidi kuweka mkutano wako kwenye wimbo. Ingawa vitu vingine kwenye ajenda yako vinaweza kuchukua muda mrefu (na vingine vinaweza kukosa), ratiba inafanya iwe rahisi sana kufuatilia vitu hivi na kurekebisha ipasavyo

Kiti cha Mkutano Hatua ya 3
Kiti cha Mkutano Hatua ya 3

Hatua ya 3. Tafiti mada za majadiliano na mikutano yoyote ya awali

Watu wanaohudhuria mkutano wako wanaweza wasiwe na kasi juu ya mada zote unazopanga kujadili - wengine wanaweza hawakuhudhuria mikutano iliyopita, wakati wengine wanaweza kuwa wamesahau tu. Kama mwenyekiti wa mkutano, ni wazo nzuri kujua historia ya majadiliano hadi sasa. Jaribu kuzungumza na watu ambao walihudhuria mikutano muhimu ya hapo awali ili kujifunza biashara yoyote muhimu ambayo haijakamilika ambayo unapaswa kushughulikia katika mkutano wako. Unaweza pia kutaka kuuliza dakika za mikutano ya zamani kutoka kwa mtunza kumbukumbu rasmi ili kusaidia kuelekeza mipango yako.

Dakika kutoka mikutano iliyopita inaweza kuwa nyenzo muhimu kwako kama mwenyekiti. Hizi zinafupisha majadiliano na maamuzi yaliyotokea wakati wa mikutano iliyopita, na kuifanya iwe haraka na rahisi kuinuka. Unaweza hata kutaka kusambaza dakika muhimu za mkutano kwa washiriki wako na ajenda yako

Kiti cha Mkutano Hatua ya 4
Kiti cha Mkutano Hatua ya 4

Hatua ya 4. Andaa nafasi yako ya mkutano kabla ya wakati

Siku ya mkutano wako, utahitaji kuhakikisha kuwa chumba au mahali unayokusudia kukutana ni safi, mzuri, na iko tayari kuchukua wahudhuriaji wako. Utahitaji kuhakikisha kuwa vifaa vyovyote vya kiteknolojia vya mkutano (kama mawasilisho, projekta, maonyesho, n.k.) vinafanya kazi vizuri na viko tayari kabisa kwenda - snafus ya kiufundi inaweza kupoteza wakati muhimu na kuweka mkutano wako kwenye wimbo.

Ikiwa unatumia uwasilishaji wa elektroniki (kama PowerPoint, n.k.), chukua muda kujitambulisha na udhibiti wa kijijini au kibofya utakachotumia kuzungusha kupitia slaidi zako. Hautaki kupoteza wakati kugongana na vidhibiti vyako wakati unaweza kujadili maswala muhimu

Sehemu ya 2 ya 3: Kaimu kama Mwenyekiti Wakati wa Mkutano

Kiti cha Mkutano Hatua ya 5
Kiti cha Mkutano Hatua ya 5

Hatua ya 1. Piga mkutano ili kuagiza

Mkutano unapofikia wakati wake wa kuanza uliopangwa na wahudhuriaji wote (au angalau wale wote muhimu) wapo, pata usikivu wa kila mtu kwenye chumba. Jitambulishe kama mwenyekiti na sema kusudi la mkutano. Anzisha muda uliokusudiwa wa mkutano kwa kumjulisha kila mtu wakati wa kumaliza unaopiga - unaweza kukimbia kwa muda mrefu au mfupi, lakini kusema ukomo wako wa muda uliokusudiwa kabla ya wakati husaidia kuweka mkutano kwenye wimbo. Ikiwa baadhi ya wahudhuriaji hawafahamiani, chukua muda kufanya mwito mfupi na utangulize washiriki muhimu.

Kumbuka kuwa wafanyibiashara na mashirika mengine yana taratibu kali, zilizo na regimented za kufungua na kuendesha mkutano. Kwa mfano, Shirikisho la Amerika la Jimbo, Kaunti, na Wafanyikazi wa Manispaa (AFSCME) hutumia mfumo unaoitwa Kanuni za Agizo la Robert ambayo ni pamoja na kuita mkutano kuamuru kwa kupiga gavel na sheria mahususi za kuanzisha na kupitisha hoja

Kiti cha Mkutano Hatua ya 6
Kiti cha Mkutano Hatua ya 6

Hatua ya 2. Jumuisha muhtasari wa hoja zinazofaa kutoka kwa mikutano iliyopita

Mwanzoni mwa mikutano ambayo ni sehemu ya mradi mrefu, unaoendelea, utahitaji kuwakamata kwa muda mfupi washiriki wote kwenye hali ya mradi hadi sasa kwa muhtasari wa hafla yoyote inayofaa au maamuzi kutoka kwa mikutano iliyopita. Sio kila mtu anayehudhuria anaweza kuwa na ujuzi juu ya mada ya majadiliano kama wewe, kwa hivyo kumleta kila mtu kwa kasi kunaweza kwenda mbali ili kuufanya mkutano wako uwe mzuri na mzuri.

  • Badala ya kujumuisha mikutano iliyopita, unaweza kutaka mwandishi rasmi au mtunza rekodi asome dakika za mikutano iliyopita ili kutoa muhtasari wa hali ya kawaida.
  • Unaweza pia kuzingatia kusoma maandishi yoyote muhimu au mawasiliano ambayo yametokea tangu mkutano uliopita.
  • Kumbuka kuwa ikiwa utatoa nakala / dakika kwa wahudhuriaji, kusoma kwa sauti hakuhitajiki kwa ujumla.
Kiti cha Mkutano Hatua ya 7
Kiti cha Mkutano Hatua ya 7

Hatua ya 3. Ruhusu wahudhuriaji muhimu kuripoti hali ya mambo

Ifuatayo, wape watu wenye ujuzi unaofaa kufahamisha mkutano juu ya maendeleo mapya au ya hivi karibuni ambayo yametokea tangu mkutano uliopita. Hizi zinaweza kuwa karibu kila kitu - kwa mfano, shida mpya zinazokabili biashara yako au shirika, mabadiliko ya wafanyikazi, maendeleo ya mradi, na mabadiliko ya mkakati yote yanaweza kushughulikiwa hapa. Wahudhuriaji wa mkutano pia watataka kusikia juu ya matokeo ya hatua zozote maalum ambazo zilichukuliwa kwa sababu ya maamuzi yaliyofanywa kwenye mkutano uliopita.

Kiti cha Mkutano Hatua ya 8
Kiti cha Mkutano Hatua ya 8

Hatua ya 4. Shughulikia biashara yoyote ambayo haijakamilika

Ikiwa kuna shida yoyote ambayo bado haijasuluhishwa au maamuzi ambayo hayajafanywa kutoka mkutano uliopita, jitahidi kuyashughulikia kabla ya kuendelea na shida mpya. Kwa muda mrefu kwamba shida za zamani zimepunguzwa, ndivyo mhudhuriaji yeyote atataka kuchukua jukumu lao, kwa hivyo jaribu kubana na utatue biashara yoyote inayokamilika wakati wa mkutano wako. Kawaida, biashara ambayo haijakamilika hujulikana kama "isiyoamua" au "iliyowasilishwa kwa majadiliano yajayo" kwa dakika kutoka mikutano iliyopita.

  • Kulingana na utamaduni na sheria mahali unafanya kazi, biashara yako au shirika linaweza kuwa na taratibu maalum za kufikia uamuzi - kwa mfano, wahudhuriaji wa mkutano wanaweza kuhitaji tu kufikia makubaliano ya wengi, au kikundi teule cha watu wenye vyeo vya juu wanaweza kupewa jukumu. na maamuzi yote.
  • Kumbuka kuwa vitu vingine ni kubwa sana kukamilisha kati ya mikutano. Huna haja ya kukaa juu ya maendeleo ya miradi ya muda mrefu ambayo haijakamilika bado. Unapaswa, hata hivyo, kuleta maamuzi au miradi ambapo hatua ya sasa inahitajika.
Kiti cha Mkutano Hatua ya 9
Kiti cha Mkutano Hatua ya 9

Hatua ya 5. Shughulikia biashara yoyote mpya

Halafu, kuleta shida mpya, wasiwasi, na maswala ambayo yanahitaji kujadiliwa. Hizi zinapaswa kuwa vitu ambavyo kawaida hutokana na maendeleo ambayo yametokea kati ya mikutano yoyote iliyopita na ya sasa. Jaribu kupata maamuzi halisi, dhahiri kutoka kwa waliohudhuria - vitu zaidi unavyoacha bila uamuzi, biashara ambayo haijakamilika itabidi ulete mkutano ujao.

Kiti cha Mkutano Hatua ya 10
Kiti cha Mkutano Hatua ya 10

Hatua ya 6. Fupisha hitimisho la mkutano

Unapozungumzia biashara zote za zamani na za sasa, chukua muda mfupi kuhitimisha hitimisho la mkutano kwa kila mtu anayehudhuria. Vunja matokeo ya maamuzi yote ambayo yalifanywa na, ikiwa ni lazima, eleza hatua maalum ambazo wahudhuriaji watatarajiwa kuchukua kabla ya mkutano ujao.

Hatua hii ni muhimu - ni nafasi yako ya mwisho kuhakikisha kuwa kila mtu anaondoka kwenye mkutano akijua ni wapi miradi yako inasimama na ni nini kinatarajiwa kutoka kwao

Kiti cha Mkutano Hatua ya 11
Kiti cha Mkutano Hatua ya 11

Hatua ya 7. Maliza kwa kuweka msingi wa mkutano ujao

Mwishowe, mwambie kila mtu nini anatarajia kwa mkutano ujao na, ikiwa tayari umeanza kuipanga, waambie ni lini na wapi watarajie kuwa. Hii inasaidia kuwapa washiriki hisia ya mwendelezo kutoka kwa mradi mmoja muhimu au uamuzi hadi mwingine na kuwapa wakati wa kuendelea au kumaliza majukumu yao waliyopewa.

Kumbuka kuwa sio lazima kupanga mkutano mwingine ikiwa utashughulikia biashara zote za zamani na za sasa kwa yako ya sasa. Walakini, ikiwa kuna biashara isiyokamilika ya kutosha kuidhinisha mjadala wa siku zijazo au unasubiri kuona jinsi miradi fulani inavyoendelea, labda ni wazo nzuri

Sehemu ya 3 ya 3: Kuongoza Mkutano kwa Ufanisi

Kiti cha Mkutano Hatua ya 12
Kiti cha Mkutano Hatua ya 12

Hatua ya 1. Mwongozo wa majadiliano, lakini usitawale

Jukumu lako kama mwenyekiti wa mkutano ni kuweka majadiliano yakiendelea na ikiwa juu ya kazi. Jukumu lako sio kutoa maoni juu ya kila suala moja au kuweka majadiliano kwa ratiba halisi. Kuwa na mabadiliko kadhaa. Wacha wahudhuriaji wengine wazungumze kwa uhuru na wape mada mpya za majadiliano kujitokeza hata kama hawako kwenye ajenda. Unaweza kugundua kuwa unahitaji kumaliza kwa hila au kubadilisha mada kadhaa za mazungumzo ili kuweka majadiliano kwenye njia, lakini haupaswi kuhisi kana kwamba ni lazima kudhibiti kila nyanja ya mkutano. Baada ya yote, ni mchakato wa kushirikiana.

Mkutano unapoendelea, angalia ajenda yako. Ikiwa unakimbia nyuma, unaweza kuhitaji kuruka mada kadhaa za majadiliano au kuziwasilisha baadaye kwa masilahi ya wakati. Usiogope kufanya hivyo ikiwa mada ambazo zinajadiliwa ni muhimu sana

Kiti cha Mkutano Hatua ya 13
Kiti cha Mkutano Hatua ya 13

Hatua ya 2. Watie moyo wahudhuriaji wote kushiriki

Kama mwenyekiti wa mkutano, kazi yako ni kuhakikisha majadiliano ya wazi na yenye tija. Ukigundua kuwa wahudhuriaji wengine ambao wanaweza kuwa na maarifa yanayohusiana na maswala yaliyopo hawafungulii kikundi, watie moyo wazungumze. Sio lazima upe changamoto au uwaite moja kwa moja - kusema tu kitu katika mistari ya, "Nadhani utaalam wa Bi Smith utafaa hapa" ni njia nzuri ya kuwafanya washiriki wasio na bidii wa mkutano washiriki.

Kiti cha Mkutano Hatua ya 14
Kiti cha Mkutano Hatua ya 14

Hatua ya 3. Hakikisha kila mtu anaelewa kile kinachojadiliwa

Inaweza kuwa ngumu kukumbuka kuwa sio kila mtu anayehudhuria mkutano ana kiwango sawa cha uzoefu au maarifa katika mada za majadiliano. Ili kuhakikisha kila mtu anayehudhuria mkutano ametumia wakati wake kwa busara, unaweza kutaka kuchukua fursa hiyo kurahisisha kwa ufupi maswala tata au mada wakati zinapoibuka. Washiriki wasio na ujuzi bila shaka watathamini hii.

Kiti cha Mkutano Hatua ya 15
Kiti cha Mkutano Hatua ya 15

Hatua ya 4. Usipuuze maswali magumu au machachari

Ikiwa hazitawekwa chini ya udhibiti na mwenyekiti mwenye uwezo, mikutano inaweza kuwa isiyo na tija. Jaribu kuhakikisha kuwa kila jambo muhimu ulilokuja kujadili linashughulikiwa. Usiruhusu waliohudhuria kulaumu-kuhama au kutoa visingizio visivyo wazi vya shida ambazo hazijashughulikiwa. Jaribu kubonyeza chini na upate majibu ya maswala ambayo hakuna mtu anataka kushughulikia. Ingawa hii sio lazima kila anayehudhuria atataka, aina hizi za maswali machachari ndio haswa ambayo yanahitaji kujibiwa zaidi kwa mkutano kuwa na ufanisi iwezekanavyo.

Hakikisha maamuzi muhimu yamerekodiwa (ikiwa una watunza kumbukumbu rasmi au wachukuaji wa dakika, wape kazi hii). Ikiwa utapata shida ya kuuliza maswali magumu, utahitaji kuhakikisha kuwa majibu unayopata yameandikwa vizuri

Kiti cha Mkutano Hatua ya 16
Kiti cha Mkutano Hatua ya 16

Hatua ya 5. Fuatilia wakati wako

Kuna sababu ya mikutano kuwa na sifa mbaya - kwa wengi, hufikiriwa kama kupoteza muda mwingi. Ili kuzuia mkutano wako usiende kwa muda mrefu, tumia nguvu yako kama mwenyekiti ili kuendelea na mazungumzo. Usiogope kuweka mada au mazungumzo yasiyokuwa muhimu hadi tarehe nyingine ikiwa mkutano wako unaonekana kuchukua muda mrefu kuliko vile ulivyotarajia. Kuwa tayari na tayari kurekebisha ratiba yako juu ya nzi ili kuhakikisha kuwa hakuna wakati wowote wa thamani wa washiriki wako unapotezwa.

Ilipendekeza: