Ajenda ni njia rahisi lakini muhimu ya kufanya mikutano yako iendelee vizuri kutoka hatua A hadi hatua B. Licha ya imani maarufu, hauitaji kuandika insha au hati ndefu. Badala yake, unaweza kufanya muhtasari mfupi wa mambo makuu ambayo ungependa kupita kwenye mkutano. Mara baada ya kuandaa ajenda yako, wape washiriki wote siku 3 kabla ya mkutano halisi kufanyika.
Hatua
Njia 1 ya 3: Kuelezea Ajenda
Hatua ya 1. Tafuta mkondoni kiolezo cha kutumia kwenye ajenda yako
Tafuta kiolezo rahisi kinachokusaidia kushiriki vyema habari zote muhimu katika ajenda yako. Pakua au rejelea templeti hii ili uweze kuitumia kama uti wa mgongo wa hati yako mwenyewe.
Tovuti nyingi hutoa templeti za ajenda za bure, kama Adobe Spark na SmartSheet. Programu zingine pia hutoa templeti za ajenda, kama Ofisi ya Microsoft
Hatua ya 2. Unda ajenda yako angalau siku 3 kabla ya mkutano
Tenga muda siku kadhaa kabla ya mkutano ili wahudhuriaji wote wawe na wakati mwingi wa kukagua mkutano huo utakuwa wa nini. Ajenda husaidia wahudhuriaji hawa kuandaa vifaa vyovyote muhimu, na kuwapa wakati wa kuuliza maswali au wasiwasi juu ya mkutano wenyewe.
Kwa mfano, ikiwa mkutano huo utafanyika Jumatano, ungependa ajenda itolewe na Jumapili
Hatua ya 3. Amua ni lini na wapi mkutano utafanyika kwenye ajenda
Sema jengo na chumba ambacho mkutano utafanyika, au nambari ya chumba mkondoni ikiwa unafanya mkutano halisi. Taja wazi tarehe na wakati wa mkutano ili wahudhuriaji wote waweze kufika kwa wakati.
- Habari hii inapaswa kwenda mahali pengine juu ya ukurasa.
- Kwa mfano, unaweza kuandika kwamba tarehe ya mkutano ni Aprili 30 saa 7:30 alasiri.
Hatua ya 4. Chagua saa ya kuanza na kumaliza mkutano
Eleza mkutano utakuwa wa muda gani ili wahudhuriaji wajue nini cha kutarajia. Lengo la kufanya mkutano uwe mfupi iwezekanavyo, kwa hivyo hauchukui wakati mwingi wa mtu mwingine. Kama kanuni ya jumla ya gumba, lengo la kuweka mikutano yako karibu na dakika 20 hadi 30 kwa muda mrefu.
Mikutano mingine itachukua muda zaidi kuliko mingine, ambayo ni kawaida kabisa. Kuwa mwaminifu na utangulizi juu ya mkutano huo utachukua muda gani
Hatua ya 5. Orodhesha malengo na malengo ya mkutano wako
Punguza kusudi la boilerplate ya mkutano wako. Je! Unazungumza juu ya hafla zijazo, kupitia bajeti, au unafanya kikao cha kujadiliana? Utakuwa na wakati rahisi kupanga ajenda yako ikiwa unaelewa vidokezo vya msingi ambavyo unataka kufunika.
Kwa mfano, mkutano wa kujadili unaweza kutumia wakati mwingi kutengeneza maoni kutoka kwa waliohudhuria, wakati mkutano unaotegemea hakiki unaweza kuzingatia zaidi maamuzi muhimu
Njia ya 2 ya 3: Kuwasiliana na Wako kwa Wazi
Hatua ya 1. Punguza ajenda yako kwa mada 5
Andika orodha ya kila kitu unachotaka kuzungumza kwenye mkutano, hata kama orodha hiyo inaweza kuishia kuwa ndefu sana. Baada ya kuandika mawazo yako, vuka alama yoyote ambayo sio muhimu kwa mkutano. Badala yake, chagua mada 5 muhimu zaidi ambazo zinahitaji kujadiliwa au kutajwa.
Zingatia hoja ambazo ni mbaya zaidi na nyeti za wakati. Kwa mfano, ikiwa mkutano unahusu kusawazisha bajeti, ungetaka kuzingatia majadiliano ya kupunguza pesa
Hatua ya 2. Chagua hoja za kuongea ambazo zinatumika kwa kila mtu kwenye mkutano
Chora yaliyomo kwenye mkutano kuwa orodha ya waliohudhuria. Kwa kweli, ajenda yako yote inapaswa kuwa muhimu kwa kila mtu anayehudhuria mkutano. Ikiwa hoja kwenye ajenda inaweza kutatuliwa kwa simu au barua pepe, hauitaji kuileta katika ajenda.
Kwa mfano, ikiwa una swali kwa msimamizi au mfanyakazi mwenzako, hautaweka swali hilo kwenye ajenda
Hatua ya 3. Wasilisha kila mada kama swali linaloulizwa
Badilisha kila sehemu ya mazungumzo kuwa swali ambalo ni rahisi kujadili na washiriki wengine wa mkutano. Zalisha maswali ambayo ni wazi na ya kuchochea mawazo, na sio majibu ya ndiyo tu au hapana. Jaribu kufanya maswali haya yawe ya kuvutia iwezekanavyo, ili mazungumzo yako ya mkutano yaweze kuwa na tija iwezekanavyo.
Kwa mfano, badala ya kuweka "majadiliano ya upishi" kama mada ya ajenda, andika kitu kama "Nani anapaswa kuhudumia mapokezi katika hafla yetu ijayo?"
Hatua ya 4. Acha kipengee cha kwanza kwenye ajenda yako wazi
Wape washiriki wengine wa mkutano huo kushughulikia wasiwasi wowote walio nao kuhusu ajenda au shirika la mkutano. Jambo hili la kwanza halitachukua muda mrefu katika wigo wa mkutano, lakini huwapa washiriki nafasi ya kutoa maoni na maoni yao juu ya ajenda yenyewe.
Kwa ujumla, haipaswi kuchukua zaidi ya dakika 2 kupita kwenye ajenda mwanzoni mwa mkutano
Hatua ya 5. Shiriki mada fulani kwa watu wengine
Usihisi kama lazima uendeshe kila nyanja ya mkutano peke yako. Badala yake, tumia ajenda kuhamisha uongozi kwa wafanyikazi wenzao na wakuu wakati wa sehemu tofauti za mkutano. Bainisha ni nani atakayeongoza kila mada ya ajenda, kwa hivyo mkutano wa waliohudhuria wataelewa ni nani anayesimamia nini.
Unaweza kutambua "kusudi" na "kiongozi" chini ya kila hoja kwenye ajenda. Kwa mfano, unaweza kuorodhesha "uamuzi" kama kusudi la mkutano, na vile vile ni nani anayeongoza sehemu hiyo ya mkutano
Hatua ya 6. Shikilia pamoja / delta mwishoni mwa mkutano wako
Tenga wakati mwishoni mwa ajenda ya kukagua jinsi mkutano ulivyokwenda. Hii haifai kuwa ya kina sana-tu kuuliza swali la jumla kuuliza maoni na maoni juu ya mkutano ulio chini ya ajenda. Katika ajenda zingine, hii inaitwa "plus / delta."
Kwa mfano, unaweza kuandika kitu kama: "Je! Kulikuwa na hoja gani zenye nguvu za mkutano huu?" au "Je! tunawezaje kuboresha wakati wa mikutano ijayo?"
Hatua ya 7. Ongeza habari nyingine yoyote muhimu kwenye karatasi ya ajenda
Unda sehemu ya "maandalizi" karibu na kila mada kwenye ajenda yako. Orodhesha utafiti wowote au "kazi ya nyumbani" ambayo washiriki wa mkutano wanahitaji kufanya kabla ya mkutano kuanza. Sehemu hii inaweza kuwakumbusha waliohudhuria kusoma karatasi maalum au memos, au kuangalia maelezo ya mkutano uliopita.
- Kwa mfano, unaweza kuandika kitu kama: "Tafadhali soma barua pepe niliyotuma kuhusu mchangiaji wa fedha ujao."
- Sio nyanja zote za ajenda ya mkutano zitahitaji maandalizi.
Njia ya 3 ya 3: Kukamilisha Ajenda
Hatua ya 1. Tenga mipaka ya muda kwa kila mada
Jumuisha makadirio ya wakati maalum na kila eneo la mazungumzo kwenye ajenda yako. Ni sawa ikiwa hautaambatana na ratiba halisi-jambo muhimu zaidi ni kwamba wahudhuriaji wana wazo la muda gani au kifupi kitu kinahitaji kuchukua. Hii inaweza kukusaidia kuweka vipaumbele katika sehemu muhimu za mazungumzo kwenye mkutano.
Kwa mfano, kukagua ajenda inahitaji tu kuchukua dakika 2, wakati maamuzi makubwa yanaweza kuhitaji dakika 50
Hatua ya 2. Vunja kila mada ya ajenda katika vipande vinavyoweza kudhibitiwa
Rasimu orodha fupi, yenye risasi karibu na kila eneo la mazungumzo, ukitembea kwa washiriki kupitia jinsi mkutano utakavyokwenda. Vunja kazi hiyo kwa vipande vya ukubwa wa kuuma, ukimpa kila mtu kazi ya kukadiria wakati. Hii itasaidia kufanya mkutano kuhisi kudhibitiwa zaidi, na itasaidia kuziweka akili za waliohudhuria kwenye raha.
Kwa mfano, unaweza kutumia dakika 5 kutambua na kuweka alama kwa suala fulani, halafu chukua dakika 10 kufikiria suluhisho zinazowezekana. Baada ya hii, unaweza kuchukua dakika 10 zaidi kuamua suluhisho bora ni nini
Hatua ya 3. Wape wafanyakazi wenzako nakala ya ajenda siku 3 kabla ya mkutano
Tuma ajenda kwa waliohudhuria mkutano au toa nakala halisi. Hakikisha kila mtu ana siku 3 za kukagua ajenda kabla ya mkutano ili aweze kutoa maoni, ikiwa inahitajika.
Hatua ya 4. Kusanya vifaa utakavyohitaji kwa sehemu fulani za mkutano
Angalia haraka ajenda yako na uone ni nyaraka gani na makaratasi mengine ambayo utahitaji kuwa nayo wakati wa mkutano. Chapisha na uweke kando hati hizi kabla, kwa hivyo utajipanga na kuwa tayari kwenda kabla mkutano haujaanza.
Kwa mfano, ikiwa sehemu 1 ya ajenda, inahitaji wahudhuriaji kusoma memo maalum, hakikisha kuchapisha nakala ya kumbukumbu hiyo na kuileta kwenye mkutano
Vidokezo
- Waulize wenzako maoni juu ya ajenda unayofanya.
- Angalia mtandaoni kwa templeti za bure zinazokusaidia kubuni ajenda yako.