Njia 3 za Kuunda Ajenda

Orodha ya maudhui:

Njia 3 za Kuunda Ajenda
Njia 3 za Kuunda Ajenda

Video: Njia 3 za Kuunda Ajenda

Video: Njia 3 za Kuunda Ajenda
Video: HIZI HAPA NJIA ZA KUPATA UTAJIRI,UMAARUFU KWA UCHAWI 2024, Machi
Anonim

Ajenda ni njia rahisi lakini muhimu ya kufanya mikutano yako iendelee vizuri kutoka hatua A hadi hatua B. Licha ya imani maarufu, hauitaji kuandika insha au hati ndefu. Badala yake, unaweza kufanya muhtasari mfupi wa mambo makuu ambayo ungependa kupita kwenye mkutano. Mara baada ya kuandaa ajenda yako, wape washiriki wote siku 3 kabla ya mkutano halisi kufanyika.

Hatua

Njia 1 ya 3: Kuelezea Ajenda

Unda Ajenda Hatua ya 1
Unda Ajenda Hatua ya 1

Hatua ya 1. Tafuta mkondoni kiolezo cha kutumia kwenye ajenda yako

Tafuta kiolezo rahisi kinachokusaidia kushiriki vyema habari zote muhimu katika ajenda yako. Pakua au rejelea templeti hii ili uweze kuitumia kama uti wa mgongo wa hati yako mwenyewe.

Tovuti nyingi hutoa templeti za ajenda za bure, kama Adobe Spark na SmartSheet. Programu zingine pia hutoa templeti za ajenda, kama Ofisi ya Microsoft

Unda Ajenda Hatua ya 2
Unda Ajenda Hatua ya 2

Hatua ya 2. Unda ajenda yako angalau siku 3 kabla ya mkutano

Tenga muda siku kadhaa kabla ya mkutano ili wahudhuriaji wote wawe na wakati mwingi wa kukagua mkutano huo utakuwa wa nini. Ajenda husaidia wahudhuriaji hawa kuandaa vifaa vyovyote muhimu, na kuwapa wakati wa kuuliza maswali au wasiwasi juu ya mkutano wenyewe.

Kwa mfano, ikiwa mkutano huo utafanyika Jumatano, ungependa ajenda itolewe na Jumapili

Unda Ajenda Hatua ya 3
Unda Ajenda Hatua ya 3

Hatua ya 3. Amua ni lini na wapi mkutano utafanyika kwenye ajenda

Sema jengo na chumba ambacho mkutano utafanyika, au nambari ya chumba mkondoni ikiwa unafanya mkutano halisi. Taja wazi tarehe na wakati wa mkutano ili wahudhuriaji wote waweze kufika kwa wakati.

  • Habari hii inapaswa kwenda mahali pengine juu ya ukurasa.
  • Kwa mfano, unaweza kuandika kwamba tarehe ya mkutano ni Aprili 30 saa 7:30 alasiri.
Unda Ajenda Hatua ya 4
Unda Ajenda Hatua ya 4

Hatua ya 4. Chagua saa ya kuanza na kumaliza mkutano

Eleza mkutano utakuwa wa muda gani ili wahudhuriaji wajue nini cha kutarajia. Lengo la kufanya mkutano uwe mfupi iwezekanavyo, kwa hivyo hauchukui wakati mwingi wa mtu mwingine. Kama kanuni ya jumla ya gumba, lengo la kuweka mikutano yako karibu na dakika 20 hadi 30 kwa muda mrefu.

Mikutano mingine itachukua muda zaidi kuliko mingine, ambayo ni kawaida kabisa. Kuwa mwaminifu na utangulizi juu ya mkutano huo utachukua muda gani

Unda Ajenda Hatua ya 5
Unda Ajenda Hatua ya 5

Hatua ya 5. Orodhesha malengo na malengo ya mkutano wako

Punguza kusudi la boilerplate ya mkutano wako. Je! Unazungumza juu ya hafla zijazo, kupitia bajeti, au unafanya kikao cha kujadiliana? Utakuwa na wakati rahisi kupanga ajenda yako ikiwa unaelewa vidokezo vya msingi ambavyo unataka kufunika.

Kwa mfano, mkutano wa kujadili unaweza kutumia wakati mwingi kutengeneza maoni kutoka kwa waliohudhuria, wakati mkutano unaotegemea hakiki unaweza kuzingatia zaidi maamuzi muhimu

Njia ya 2 ya 3: Kuwasiliana na Wako kwa Wazi

Unda Ajenda Hatua ya 6
Unda Ajenda Hatua ya 6

Hatua ya 1. Punguza ajenda yako kwa mada 5

Andika orodha ya kila kitu unachotaka kuzungumza kwenye mkutano, hata kama orodha hiyo inaweza kuishia kuwa ndefu sana. Baada ya kuandika mawazo yako, vuka alama yoyote ambayo sio muhimu kwa mkutano. Badala yake, chagua mada 5 muhimu zaidi ambazo zinahitaji kujadiliwa au kutajwa.

Zingatia hoja ambazo ni mbaya zaidi na nyeti za wakati. Kwa mfano, ikiwa mkutano unahusu kusawazisha bajeti, ungetaka kuzingatia majadiliano ya kupunguza pesa

Unda Ajenda Hatua ya 7
Unda Ajenda Hatua ya 7

Hatua ya 2. Chagua hoja za kuongea ambazo zinatumika kwa kila mtu kwenye mkutano

Chora yaliyomo kwenye mkutano kuwa orodha ya waliohudhuria. Kwa kweli, ajenda yako yote inapaswa kuwa muhimu kwa kila mtu anayehudhuria mkutano. Ikiwa hoja kwenye ajenda inaweza kutatuliwa kwa simu au barua pepe, hauitaji kuileta katika ajenda.

Kwa mfano, ikiwa una swali kwa msimamizi au mfanyakazi mwenzako, hautaweka swali hilo kwenye ajenda

Unda Ajenda Hatua ya 8
Unda Ajenda Hatua ya 8

Hatua ya 3. Wasilisha kila mada kama swali linaloulizwa

Badilisha kila sehemu ya mazungumzo kuwa swali ambalo ni rahisi kujadili na washiriki wengine wa mkutano. Zalisha maswali ambayo ni wazi na ya kuchochea mawazo, na sio majibu ya ndiyo tu au hapana. Jaribu kufanya maswali haya yawe ya kuvutia iwezekanavyo, ili mazungumzo yako ya mkutano yaweze kuwa na tija iwezekanavyo.

Kwa mfano, badala ya kuweka "majadiliano ya upishi" kama mada ya ajenda, andika kitu kama "Nani anapaswa kuhudumia mapokezi katika hafla yetu ijayo?"

Unda Ajenda Hatua ya 9
Unda Ajenda Hatua ya 9

Hatua ya 4. Acha kipengee cha kwanza kwenye ajenda yako wazi

Wape washiriki wengine wa mkutano huo kushughulikia wasiwasi wowote walio nao kuhusu ajenda au shirika la mkutano. Jambo hili la kwanza halitachukua muda mrefu katika wigo wa mkutano, lakini huwapa washiriki nafasi ya kutoa maoni na maoni yao juu ya ajenda yenyewe.

Kwa ujumla, haipaswi kuchukua zaidi ya dakika 2 kupita kwenye ajenda mwanzoni mwa mkutano

Unda Ajenda Hatua ya 10
Unda Ajenda Hatua ya 10

Hatua ya 5. Shiriki mada fulani kwa watu wengine

Usihisi kama lazima uendeshe kila nyanja ya mkutano peke yako. Badala yake, tumia ajenda kuhamisha uongozi kwa wafanyikazi wenzao na wakuu wakati wa sehemu tofauti za mkutano. Bainisha ni nani atakayeongoza kila mada ya ajenda, kwa hivyo mkutano wa waliohudhuria wataelewa ni nani anayesimamia nini.

Unaweza kutambua "kusudi" na "kiongozi" chini ya kila hoja kwenye ajenda. Kwa mfano, unaweza kuorodhesha "uamuzi" kama kusudi la mkutano, na vile vile ni nani anayeongoza sehemu hiyo ya mkutano

Unda Ajenda Hatua ya 11
Unda Ajenda Hatua ya 11

Hatua ya 6. Shikilia pamoja / delta mwishoni mwa mkutano wako

Tenga wakati mwishoni mwa ajenda ya kukagua jinsi mkutano ulivyokwenda. Hii haifai kuwa ya kina sana-tu kuuliza swali la jumla kuuliza maoni na maoni juu ya mkutano ulio chini ya ajenda. Katika ajenda zingine, hii inaitwa "plus / delta."

Kwa mfano, unaweza kuandika kitu kama: "Je! Kulikuwa na hoja gani zenye nguvu za mkutano huu?" au "Je! tunawezaje kuboresha wakati wa mikutano ijayo?"

Unda Ajenda Hatua ya 12
Unda Ajenda Hatua ya 12

Hatua ya 7. Ongeza habari nyingine yoyote muhimu kwenye karatasi ya ajenda

Unda sehemu ya "maandalizi" karibu na kila mada kwenye ajenda yako. Orodhesha utafiti wowote au "kazi ya nyumbani" ambayo washiriki wa mkutano wanahitaji kufanya kabla ya mkutano kuanza. Sehemu hii inaweza kuwakumbusha waliohudhuria kusoma karatasi maalum au memos, au kuangalia maelezo ya mkutano uliopita.

  • Kwa mfano, unaweza kuandika kitu kama: "Tafadhali soma barua pepe niliyotuma kuhusu mchangiaji wa fedha ujao."
  • Sio nyanja zote za ajenda ya mkutano zitahitaji maandalizi.

Njia ya 3 ya 3: Kukamilisha Ajenda

Unda Ajenda Hatua ya 13
Unda Ajenda Hatua ya 13

Hatua ya 1. Tenga mipaka ya muda kwa kila mada

Jumuisha makadirio ya wakati maalum na kila eneo la mazungumzo kwenye ajenda yako. Ni sawa ikiwa hautaambatana na ratiba halisi-jambo muhimu zaidi ni kwamba wahudhuriaji wana wazo la muda gani au kifupi kitu kinahitaji kuchukua. Hii inaweza kukusaidia kuweka vipaumbele katika sehemu muhimu za mazungumzo kwenye mkutano.

Kwa mfano, kukagua ajenda inahitaji tu kuchukua dakika 2, wakati maamuzi makubwa yanaweza kuhitaji dakika 50

Unda Ajenda Hatua ya 14
Unda Ajenda Hatua ya 14

Hatua ya 2. Vunja kila mada ya ajenda katika vipande vinavyoweza kudhibitiwa

Rasimu orodha fupi, yenye risasi karibu na kila eneo la mazungumzo, ukitembea kwa washiriki kupitia jinsi mkutano utakavyokwenda. Vunja kazi hiyo kwa vipande vya ukubwa wa kuuma, ukimpa kila mtu kazi ya kukadiria wakati. Hii itasaidia kufanya mkutano kuhisi kudhibitiwa zaidi, na itasaidia kuziweka akili za waliohudhuria kwenye raha.

Kwa mfano, unaweza kutumia dakika 5 kutambua na kuweka alama kwa suala fulani, halafu chukua dakika 10 kufikiria suluhisho zinazowezekana. Baada ya hii, unaweza kuchukua dakika 10 zaidi kuamua suluhisho bora ni nini

Unda Ajenda Hatua ya 15
Unda Ajenda Hatua ya 15

Hatua ya 3. Wape wafanyakazi wenzako nakala ya ajenda siku 3 kabla ya mkutano

Tuma ajenda kwa waliohudhuria mkutano au toa nakala halisi. Hakikisha kila mtu ana siku 3 za kukagua ajenda kabla ya mkutano ili aweze kutoa maoni, ikiwa inahitajika.

Unda Ajenda Hatua ya 16
Unda Ajenda Hatua ya 16

Hatua ya 4. Kusanya vifaa utakavyohitaji kwa sehemu fulani za mkutano

Angalia haraka ajenda yako na uone ni nyaraka gani na makaratasi mengine ambayo utahitaji kuwa nayo wakati wa mkutano. Chapisha na uweke kando hati hizi kabla, kwa hivyo utajipanga na kuwa tayari kwenda kabla mkutano haujaanza.

Kwa mfano, ikiwa sehemu 1 ya ajenda, inahitaji wahudhuriaji kusoma memo maalum, hakikisha kuchapisha nakala ya kumbukumbu hiyo na kuileta kwenye mkutano

Vidokezo

  • Waulize wenzako maoni juu ya ajenda unayofanya.
  • Angalia mtandaoni kwa templeti za bure zinazokusaidia kubuni ajenda yako.

Ilipendekeza: