Wasimamizi mzuri wa mradi wanaweza kuwa tofauti kati ya mradi uliofanikiwa na ule ulioshindwa. Wanahitaji kuwa na busara, ustadi wa shirika, na ustadi wa watu kuweza kushughulikia miradi tata. Ikiwa umekuwa tu msimamizi wa mradi, kuna mambo kadhaa ambayo unaweza kufanya ili kuhakikisha mazingira mazuri ya kazi na matokeo mazuri.
Hatua
Sehemu ya 1 ya 3: Kuongoza Timu ya Mradi Kuelekea Lengo
Hatua ya 1. Tambua na uwasiliane na lengo
Pamoja na miradi mikubwa, kutakuwa na hatua nyingi ndogo njiani. Haijalishi ni watu wangapi au hatua zinahusika, hakikisha kuwa umezingatia matokeo ya mwisho. Uwezo wa kuweka jicho la mtu kwenye tuzo ni sifa ya wasimamizi wa miradi waliofanikiwa.
- Kwa kuzingatia picha kubwa, unafanya timu yako izingatie lengo lililoshirikiwa, badala ya upendeleo au masilahi ya mtu binafsi. Kwa mfano, ikiwa lengo linafungua eneo jipya la rejareja katikati ya jiji, timu inaweza kuendelea kuzingatia hilo. Ikiwa mwanachama wa timu anapendekeza kwamba wangependezwa na mfululizo wa pop-ups kwenye duka, unaweza kuiweka timu kwenye wimbo kwa kuwakumbusha watu kuwa tayari umeweka lengo wazi.
- Fanya lengo wazi. Wasiliana kwa maneno (kama kwenye mkutano) na kwa maandishi (kama kwa barua pepe au memo). Kwa njia hii, washiriki wa timu wanaweza kutazama kila wakati kwenye lengo lililotajwa la kumbukumbu.
Hatua ya 2. Kipa kipaumbele kazi muhimu
Kila mradi una vitu kadhaa ambavyo ni muhimu zaidi au vina athari kubwa kwa mafanikio. Fanya mambo haya kwanza. Ikiwa hautangulizi sehemu muhimu zaidi za mradi, unaweza kushikwa na maelezo madogo au usumbufu.
- Kama msimamizi wa mradi, majukumu yako yanaweza kuhusisha kuangalia maendeleo ya washiriki wa timu au kufuatilia mikutano. Kumbuka kwamba timu yako inaweza kukusubiri uidhinishe maamuzi fulani au uweke saini kwa vitu kabla ya kuendelea mbele.
- Njia moja ya kufanya hivyo ni kukamilisha kazi zote muhimu kila kitu asubuhi. Usiendelee kwenye siku yako ya kazi iliyobaki hadi itakapomalizika.
- Huenda ukahitaji kuzima arifa za barua pepe au simu yako ili kuzuia kuvurugwa na arifu za nje.
- Mara tu ukimaliza vitu vyako vya kipaumbele, chukua mapumziko ya haraka na usonge kwenye vitu vya chini kwenye orodha yako.
Hatua ya 3. Kuongeza ufanisi
Kama msimamizi wa mradi, ni jukumu lako kufuatilia sehemu zote zinazohamia. Ikiwa kuna kitu ambacho unaona kama kikwazo kinachoweza kutokea au kasi ya haraka, chukua hatua za kushughulikia hilo kabla ya kupunguza mradi wote.
- Kumbuka kwamba "kushona kwa wakati kunaokoa tisa." Kwa mfano, ikiwa mfumo wako wa kompyuta haujasasishwa kwa muda, inaweza kuwa ya kuvutia kuifanya mfumo ufanye kazi kama ilivyo. Kusasisha mfumo na wafanyikazi wa mafunzo juu ya teknolojia mpya inaweza kuchukua muda na kupunguza mambo mwanzoni. Walakini, wakati uliotumika kubadilisha inaweza kutumika vizuri wakati inafanya ofisi iwe na ufanisi zaidi na iwe na tija mara moja ikitekelezwa.
- Uliza washiriki wa timu yako ikiwa kuna mambo ambayo haujaona ambayo yanaweza kuboresha ufanisi.
Hatua ya 4. Wasiliana na mpango kwa ufanisi
Kuwa meneja kunahusu mawasiliano. Kila hatua ya njia, hakikisha kwamba watu kwenye timu yako wanaelewa kinachotarajiwa kutoka kwao, na ratiba ya ratiba ni nini.
- Tumia njia anuwai za mawasiliano. Ongea na watu kibinafsi, tumia bodi za matangazo, tuma barua pepe za kibinafsi na za kikundi.
- Daima tafuta kuelewa na vile vile kueleweka. Hii inamaanisha kuwa unahitaji kuuliza maswali na kusikiliza, ambayo ni mambo muhimu ya mawasiliano madhubuti.
Sehemu ya 2 ya 3: Kuonyesha Uongozi wa Mradi
Hatua ya 1. Kuwa mtu anayependeza
Hii inaweza kuwa ngumu ikiwa sio kawaida kushtuka. Walakini, kusimamia watu na miradi kunahitaji uweze kuwasiliana na kuwafanya watu wahisi wanahusika katika mradi huo. Njia bora ya kufanya hivyo ni kuonyesha kuwathamini kwao na michango yao. Unaweza kufanya hivyo kwa:
- Kutabasamu na kufanya mawasiliano ya macho na watu unaofanya nao kazi
- Kuwauliza washiriki wa timu jinsi kazi yao inavyokwenda na jinsi unaweza kuwa msaada
- Kuunda fursa za majadiliano na utatuzi wa shida za kikundi
- Inaonekana kupatikana. Usitumie siku nzima imefungwa ndani ya ofisi yako nje ya macho.
Hatua ya 2. Onyesha ujasiri wa kibinafsi
Mradi mkubwa unaweza kuwa wa kutisha hata kwa meneja wa mradi aliye na uzoefu zaidi. Hakikisha "unaongoza kutoka mbele." Hii inamaanisha kujiweka katika nafasi ya kuchukua hatari, kufanya makosa, na kujua maamuzi.
- Onyesha kuwa una shauku na unajitolea kuhusu kazi yako.
- Ikiwa kila wakati unawauliza wengine kuweka shingo zao nje na kuchukua hatari za kibinafsi, wanaweza kupoteza kukuamini kama kiongozi.
- Kumbuka kwamba ni sawa kufanya fujo. Ukifanya makosa au uamuzi mbaya, wajulishe wengine kuwa unawajibika, na uombe msamaha ikiwa inafaa.
Hatua ya 3. Onyesha haiba
Watu wengi wanafikiria kuwa haiba ni kitu ambacho watu huzaliwa nacho, sio kitu ambacho kinaweza kujifunza. Walakini, kuna njia nyingi za kukuza na kuonyesha haiba. Watu wanavutiwa na viongozi wenye mvuto na kawaida huwaona kuwa wa kufurahisha kufanya kazi.
- Onyesha hisia zako. Watu wenye haiba wanawajulisha wengine wanapofurahi, wamefadhaika, wanafurahi, au wana wasiwasi. Unaweza kufikiria unahitaji kuficha jinsi unavyohisi ili kuonekana mtaalamu. Walakini, kuna njia ya kufurahisha ambayo watu wenye haiba wanajua jinsi ya kugoma.
- Onyesha upendezi wako kwa wengine na pia vitu ambavyo vinavutia juu yako. Usiogope kusema hadithi ya kupendeza juu yako ikiwa itasaidia watu kushiriki nawe.
- Onyesha busara zako. Usijaribu kuficha akili yako mwenyewe au ujuzi. Wao ni sehemu ya kile kilichokufikisha hapo ulipo.
- Kuwa na mwelekeo wa kina unaposhughulika na watu wengine. Angalia vitu vidogo juu ya mwingiliano wako, kama vile lugha ya mwili, sura ya uso na lugha.
Hatua ya 4. Kuwa na matumaini
Watu wengine kwenye timu yako wanaweza kupoteza imani kwa mradi wakati mwingine. Wanaweza kuhisi kuzidiwa au kutokuwa na uhakika wa matokeo ya baadaye. Kama meneja, dumisha mtazamo wa matumaini ili kila mtu ajue unauhakika juu ya kufikia lengo la mwisho.
- Kuajiri tabia ya "wanaweza kufanya". Ikiwa mtu kwenye timu yako anapunguka, ingia kati kuunga mkono juhudi zao.
- Kuwa tayari kufanya marekebisho kwenye mpango ikiwa mambo yanaonekana kutofanya kazi.
Hatua ya 5. Kuwa na hisia kali ya kushirikiana
Kama msimamizi wa mradi, lazima uthamini thamani ya timu. Hata ikiwa kila mtu anayehusika anafanya kazi peke yake katika mambo tofauti ya mradi huo, ni jukumu lako kuhakikisha watu wanaelewa jinsi sehemu zinavyoshikamana na zinategemeana.
- Unaweza kufanya mikutano ya mradi au kukusanyika ili kusaidia washiriki wa timu kuona jinsi kazi yao inavyofaa pamoja na kuwajua wengine kwenye timu.
- Kumbuka kwamba kila jukumu ni muhimu. Usichukulie washiriki wa timu kama kwamba michango yao ni muhimu kuliko wengine '.
Hatua ya 6. Kukabidhi
Huwezi kufanya hivyo peke yako. Unaweza kuwa na ujuzi mwingi ambao umekufikisha kwenye hatua ya kuwa msimamizi wa mradi; Walakini, unahitaji kuhakikisha kuwa timu yako yote ina jukumu la kutosha pia.
- Hawawajui kazi kulingana na nguvu za watu. Hakuna sababu ya kuwapa watu kazi ambazo hawajajiandaa.
- Ikiwa hauna uhakika juu ya uwezo wa mtu kutekeleza jukumu, mpe rafiki au timu. Wakague mara kwa mara ili uone jinsi wanavyoendelea.
Hatua ya 7. Kuwa mwangalifu usifanye "micromanage" washiriki wa timu
Hii inazuia ubunifu na inaharibu motisha. Weka pigo juu ya maendeleo ya kazi anuwai za mradi kwa vipindi vya muda ambavyo ni busara na huruhusu washiriki wa timu uhuru wa kufanya kazi kwa tija.
Sehemu ya 3 ya 3: Kusimamia Hatari na Shida za Mradi
Hatua ya 1. Tambua hatari zinazoweza kutokea
Kila mradi una hatari kadhaa zinazoambatana nayo. Hizi zinaweza kuwa hatari za kifedha kwa kampuni, au aina zingine za hatari. Mwanzoni mwa mradi wowote, fanya orodha ya vitu ambavyo vinaonekana kama vinaweza kuwa hatari na weka orodha hiyo karibu.
- Hatari zinaweza kuwa halisi, kama vile, "Tunalipa nafasi kubwa ya kufanya kazi, lakini huenda tusipate maagizo ya kutosha ili kugharimu nyongeza ya kodi."
- Hatari pia inaweza kuhusika na wafanyikazi, kama vile, "Tuliajiri mkuu mpya wa idara, lakini ni mchanga sana na hana uzoefu katika uwanja huu."
- Kunaweza kuwa na hatari za kibinafsi kwako, kama vile, "Ikiwa sitatimiza kiwango kilichowekwa na bodi, ningeweza kupoteza msimamo wangu."
Hatua ya 2. Fanya uchambuzi wa hatari, ikiwa ni lazima
Miradi au kampuni zingine zitahitaji uchambuzi wa hatari kabla ya mradi kuanza. Hii inaweza kuwa zana nzuri ya kukusaidia kama meneja anajua ni hatari gani kuchukua akili na jinsi hatari inaweza kuepukwa au kupunguzwa.
Unaweza kuwa na uwezo wa kufanya uchambuzi wa hatari mwenyewe, au kunaweza kuwa na mtu katika kampuni yako ambaye kazi yake ni kufanya hivyo
Hatua ya 3. Tathmini hatari kila wakati
Ni vizuri kufanya orodha ya hatari mwanzoni mwa mradi. Walakini, wakati mradi unabadilika, hatari zinaweza kubadilika. Mpya zitaonekana na zingine zinaweza kuyeyuka. Weka macho yako wazi kwa hatari zinazoweza kutokea wakati wote.
- Unaweza kuongeza hatari mpya kwenye orodha yako asili na uvuke zile ambazo hazipo tena.
- Uliza washiriki wa timu yako ikiwa wamegundua chochote njiani ambacho kinaweza kusababisha hatari mpya.
Hatua ya 4. Jitayarishe kwa haijulikani
Haijalishi ni kiasi gani unajaribu kupanga, kutakuwa na mshangao kila wakati na vitu ambavyo huwezi kujiandaa. Walakini, unaweza kufanya bidii yako kuhakikisha kuwa utakuwa tayari kwa mpira wa miguu, ikiwa mtu atakuja.
- Kwa mfano, hakikisha kuna pesa za ziada katika bajeti yoyote ya dharura. Unaweza kupata gharama zisizotarajiwa na unataka kuwa na gharama rahisi.
- Hakikisha umepata wafanyikazi wa kutosha. Ikiwa mtu anaugua au lazima aondoke kwenye mradi huo, hautaki kuhisi kuwa na wafanyikazi duni.
- Hifadhi nakala zote za faili na habari inayofaa.
- Endesha mipango na usimamizi wa juu kuhakikisha kuwa hakuna vitu ambavyo umepuuza au mambo muhimu ambayo haujui.
Hatua ya 5. Shughulikia hatari haraka iwezekanavyo
Mara tu unapogundua hatari, chukua hatua. Labda hauwezi kutatua shida kabisa au kufanya hatari iende, lakini pengine unaweza kutafuta njia ya kupunguza hatari au kupunguza shida yoyote inayoweza kutokea.
- Ukigundua kuwa mtu aliye kwenye timu yako ni dhima kwa sababu yoyote, mtazame na uhakikishe ana msaada na uangalizi anaohitaji kuweka hatari ndogo kwa mradi iwezekanavyo.
- Ikiwa mradi ni hatari kwa sababu ya upeo wake na ratiba ya muda, uliza ugani au zungumza na usimamizi wa juu juu ya nini lengo la kweli linaweza kuwa.
- Ikiwa kuna hatari kwa usalama wa kibinafsi wa watu, washughulikie mara moja. Hakuna mtu anayepaswa kufanya kazi katika hali ambayo ni hatari kwa afya yao ya mwili na akili.