Jinsi ya Kujibu Simu kutoka kwa Bosi Wako (na Picha)

Orodha ya maudhui:

Jinsi ya Kujibu Simu kutoka kwa Bosi Wako (na Picha)
Jinsi ya Kujibu Simu kutoka kwa Bosi Wako (na Picha)

Video: Jinsi ya Kujibu Simu kutoka kwa Bosi Wako (na Picha)

Video: Jinsi ya Kujibu Simu kutoka kwa Bosi Wako (na Picha)
Video: Я ОДЕРЖИМЫЙ ДЕМОНАМИ 2024, Machi
Anonim

Simu zinazoingia kutoka kwa bosi wako wakati mwingine zinaweza kusababisha hisia za wasiwasi, haswa ikiwa bosi wako hukufanya ujisikie wasiwasi na ujasiri mdogo. Njia bora za kushughulikia simu kutoka kwa bosi wako ni kufanya adabu ya kitaalam ya simu wakati wote, na kukaa tayari kupokea kazi na maswali yanayohusiana na kazi yako.

Hatua

Sehemu ya 1 ya 3: Kufanya Maadili ya Simu ya Kitaalamu

Jibu Simu kutoka kwa Bosi wako Hatua ya 1
Jibu Simu kutoka kwa Bosi wako Hatua ya 1

Hatua ya 1. Jibu simu ndani ya pete mbili hadi tatu

Hii inakufanya uonekane mwenye tija na mwenye shughuli nyingi. Kujibu simu mapema sana kunaweza kufanya ionekane kuwa huna shughuli nyingi, huku ukingoja muda mrefu kabla ya kujibu hufanya ionekane kana kwamba mpigaji sio kipaumbele.

Katika mazingira ya kitaalam, unapaswa kufanya hivyo bila kujali ni nani anayekuita. Usihifadhi hii au nukta yoyote ya adabu ya simu kwa wakati bosi wako atatokea kwenye Kitambulisho chako cha mpigaji, kwani kila mfanyakazi mwenza, mteja, na muuzaji atakubali zaidi tabia ya heshima ya kitaalam. Kwa kuongeza, huwezi kujua kwa hakika ni lini bosi wako anaweza kukupigia simu kutoka kwa laini nyingine

Jibu Simu kutoka kwa Bosi wako Hatua ya 2
Jibu Simu kutoka kwa Bosi wako Hatua ya 2

Hatua ya 2. Tumia salamu ya kitaalam

Unapojibu simu, jitahidi kuwa mtaalamu na mzuri. Kwa mfano, ikiwa simu zinazoingia kwa ujumla zinatoka kwa wafanyikazi wengine katika shirika lako au ikiwa unajua bosi wako yuko upande wa pili wa mstari, sema, Huyu ni John Smith. Ninawezaje kukusaidia leo?”

  • Kwa mashirika makubwa yaliyo na idara nyingi, unaweza pia kutaka kuingiza idara yako katika salamu yako: “Huyu ni John Smith katika Mauzo. Nikusaidie vipi?"
  • Unapojibu simu kutoka kwa laini ya nje, unapaswa kutaja jina la kampuni yako, hata ikiwa unashuku kuwa bosi wako ndiye anayekupigia. Kwa mfano, unaweza kusema, "Habari za mchana! Hii ni Wijeti za ABC, John Smith akizungumza. Nikusaidie vipi?"
Jibu Simu kutoka kwa Bosi wako Hatua ya 3
Jibu Simu kutoka kwa Bosi wako Hatua ya 3

Hatua ya 3. Kumeza chakula au uteme mate ya kutafuna

Ni bora kufanya hivyo kabla ya kujibu simu, lakini ikiwa huwezi kufanya hivyo kwa wakati, chaguo lako linalofuata ni kukamilisha hatua hiyo kwa utulivu na busara kwa njia iwezekanavyo. Kuzungumza na chakula au fizi katika kinywa chako kunaweza kukufanya usikike kuwa wa kitaalam, na mara nyingi huweza kugunduliwa na mpigaji upande wa pili.

Jibu Simu kutoka kwa Bosi wako Hatua ya 4
Jibu Simu kutoka kwa Bosi wako Hatua ya 4

Hatua ya 4. Zungumza wazi na moja kwa moja kwenye kipaza sauti chako

Hii inazuia mawasiliano mabaya kati yako na bosi wako, ambayo inaweza kusababisha shida barabarani. Pia, bosi wako anaweza kufadhaika ikiwa ana shida ya kuwasiliana na wewe kwa sababu ya kuongea vibaya na ubora duni wa sauti.

Unapaswa pia kujaribu kutabasamu unapojibu na kuzungumza kwenye simu. Wapiga simu wengi, pamoja na bosi wako, wanaweza kusikia tabasamu kupitia sauti yako na sauti. Hii inaweza kumtafakari bosi wako, haswa ikiwa unafanya kazi katika tasnia zinazohusiana na mauzo na huduma kwa wateja

Jibu Simu kutoka kwa Bosi wako Hatua ya 5
Jibu Simu kutoka kwa Bosi wako Hatua ya 5

Hatua ya 5. Mpe bosi wako umakini wako wote

Wakati bosi wako yuko kwenye simu, hakikisha umezingatia. Acha chochote unachofanya kazi - hata ikiwa ni kazi ambayo bosi wako alikupa mapema - na uwe tayari kusikiliza kile bosi wako anasema.

Kama kanuni ya jumla, epuka kujibu usumbufu wa nje wakati bosi wako anazungumza na wewe. Kwa mfano, ikiwa mfanyakazi mwenzako anaingia ofisini kwako ukiwa kwenye simu, ishara kwa heshima simu iliyo mkononi mwako kuashiria kutokuwa na uwezo wa kuzungumza

Sehemu ya 2 ya 3: Kuzungumza na Bosi Wako

Jibu Simu kutoka kwa Bosi wako Hatua ya 6
Jibu Simu kutoka kwa Bosi wako Hatua ya 6

Hatua ya 1. Chukua maelezo wakati unazungumza na bosi wako

Hii inakusaidia kukaa tayari katika tukio ambalo bosi wako atakupa habari muhimu kama vile nyakati, tarehe, anwani, au mwelekeo wa kazi maalum. Hii pia hukuruhusu kuandika maswali yoyote ambayo unaweza kuwa nayo kwa bosi wako kwa kurudi.

  • Fikiria kuweka daftari na kalamu kwenye dawati lako au kwenye droo ya juu, ambapo itapatikana kwa urahisi. Kuwa na daftari karibu itakuruhusu kuchukua maelezo kwa simu zilizopangwa na zisizopangwa.
  • Ikiwa hauna daftari inayopatikana lakini umekaa kwenye kompyuta yako, unaweza kufungua daftari tupu au hati ya usindikaji wa maneno na uandike maelezo ukitumia hiyo. Jihadharini, hata hivyo, kwamba bosi wako ataweza kusikia kuandika kwa sauti kubwa unayofanya; utahitaji kuchukua uangalifu zaidi kuonyesha usikivu unaotumika, ili bosi wako asiwe na mwelekeo wa kujiuliza ikiwa kubofya kibodi yako kuna uhusiano wa kweli na mazungumzo.
Jibu Simu kutoka kwa Bosi wako Hatua ya 7
Jibu Simu kutoka kwa Bosi wako Hatua ya 7

Hatua ya 2. Kaa utulivu

Pumzika kidogo, pumzi ndefu, na chukua maji ikiwa inahitajika kukusaidia kutulia. Dalili za wasiwasi zinaweza kusikika kupitia simu, haswa ikiwa unapumua kwa bidii, au sauti yako inasikika ikiwa ya woga na ya kutetemeka. Kukaa utulivu pia husaidia kujisikia na sauti ya kujiamini zaidi na kudhibiti.

  • Ikiwa unajua bosi wako yuko karibu kupiga simu, jaribu kuchukua matembezi mafupi kabla ili kutolewa nguvu ya neva. Hata kutembea karibu na ofisi yako au idara inaweza kusaidia. Hakikisha umerudi na wakati mwingi wa kupumzika kwa simu ya bosi wako.
  • Ikiwa unahitaji kutulia mara moja kabla au wakati wa simu, jaribu kupumua kwa kina. Vuta pumzi kwa utulivu iwezekanavyo kupitia pua yako kwa muda wa sekunde nne hadi tano; shikilia kwa sekunde zingine tatu, kisha utoe nje kwa utulivu juu ya nyingine nne hadi tano. Oksijeni iliyoongezeka inapaswa kusaidia kutolewa kwa mvutano na kusafisha akili yako.
Jibu Simu kutoka kwa Bosi wako Hatua ya 8
Jibu Simu kutoka kwa Bosi wako Hatua ya 8

Hatua ya 3. Jizoeze kusikiliza kwa bidii wakati wote

Kwa kuwa bosi wako hazungumzi na wewe ana kwa ana, ni muhimu kwamba uelewe wazi kila kitu anachokuambia kupitia simu. Usiogope kumwuliza bosi wako kurudia na kuelezea vitu ambavyo haukusikia au kuelewa kwa usahihi mara ya kwanza.

Kwa kweli, inaweza kuwa wazo nzuri kuuliza ufafanuzi au kuthibitisha maelezo mara kwa mara, hata ikiwa una uelewa wazi wa maagizo ya bosi wako. Hii inaweza kuwa rahisi kama muhtasari wa maagizo kwa maneno yako mwenyewe kabla ya kukata simu. Kwa kuonyesha usikivu kamili, unamhakikishia bosi wako kwamba ulikuwa unazingatia na unawasilisha mwenendo wa jumla wa kitaalam

Jibu Simu kutoka kwa Bosi wako Hatua ya 9
Jibu Simu kutoka kwa Bosi wako Hatua ya 9

Hatua ya 4. Jibu kwa ufupi na kwa uhakika

Hii inatoa utayarishaji na inaruhusu bosi wako kufika kwenye mzizi wa simu na usumbufu mdogo. Katika hali nyingi, bosi wako yuko busy, na labda anataka tu habari zinazohusiana na sababu ya yeye kukuita. Isipokuwa bosi wako akiuliza kwa undani maelezo yote, jaribu kutoa haswa kile bosi wako anataka.

Tena, hii haimaanishi haupaswi kuuliza ufafanuzi kama inahitajika. Labda bosi wako ana shughuli nyingi, lakini kawaida ni bora kutumia sekunde zaidi ya 60 sasa kuuliza swali lako kuliko kujilazimisha mwenyewe au bosi wako kutumia masaa kusahihisha makosa yako baadaye. Ikiwa una maswali mengi kuliko wakati unavyoruhusu, fikiria kuuliza bosi wako ikiwa kuna mfanyakazi mwenzako mwingine au seti ya maagizo ya maandishi ambayo unaweza kutaja ufafanuzi wa ziada

Jibu Simu kutoka kwa Bosi wako Hatua ya 10
Jibu Simu kutoka kwa Bosi wako Hatua ya 10

Hatua ya 5. Je, kichwa cha maneno kinatikisa kichwa wakati wa mazungumzo

Vichwa vya kichwa vya maneno ni taarifa kama "ndiyo," "sawa," "Ninaelewa," na "Naona" - yote haya yanaonyesha unamsikiliza bosi wako kikamilifu.

Kwa kweli, kichwa hiki cha kichwa cha maneno kinapaswa kuwekwa ipasavyo ndani ya mazungumzo. Subiri pause baada ya maagizo au maelezo kabla ya kutoa maoni haya

Jibu Simu kutoka kwa Bosi wako Hatua ya 11
Jibu Simu kutoka kwa Bosi wako Hatua ya 11

Hatua ya 6. Kudumisha mtazamo mzuri wakati wote wa simu

Kuwa na mtazamo mzuri, unaoweza kufanya unaonyesha bosi wako kwamba una ujasiri, uwezo, na hauogopi kuchukua changamoto zinazohusiana na kazi. Kwa mfano, ikiwa bosi wako anakuita kuzungumza juu ya shida, jadili maazimio ambayo unaweza kutekeleza.

  • Hata kama bosi wako anachambua kazi au tabia yako, uwe msikivu iwezekanavyo. Tambua ukosoaji kwa kuufupisha kwa maneno yako mwenyewe, kisha ujadili suluhisho zinazowezekana kwa hatua hiyo ya kukosoa. Unaweza kutamka wasiwasi wowote wa kweli ulio nao juu ya kwenda mbele, lakini unapaswa kuepuka kutoa visingizio kwa makosa ya zamani au maswala.
  • Wakati unapaswa kuelezea wasiwasi au kuelezea shida zilizopita, toa taarifa za "mimi" badala ya taarifa za "wewe". Hii inamzuia bosi wako kuendelea na utetezi, na kujibu kwa taarifa za hasira au hasi. Kwa mfano, ikiwa bosi wako atakupigia simu kuzungumza nawe juu ya mradi ambao haukukamilisha kwa wakati, sema "Nilikumbwa na shida za kukusanya rasilimali" badala ya "Haukunipa rasilimali zote kwa wakati."
Jibu Simu kutoka kwa Bosi wako Hatua ya 12
Jibu Simu kutoka kwa Bosi wako Hatua ya 12

Hatua ya 7. Asante bosi wako kwa kuchukua muda kukuita

Ingawa bosi wako alikuita, na sio njia nyingine, kumshukuru bosi wako kwa kukuita ni njia nzuri ya kuonyesha shukrani kwa wakati wake. Kwa mfano, sema Ninajua una siku yenye shughuli nyingi; asante kwa kuchukua muda wa kunipigia simu.”

Hii ni kweli karibu na simu yoyote na bosi wako, lakini ni muhimu sana ikiwa bosi wako alikuwa akipiga simu kuelezea mradi, kuelezea wasiwasi, au kukosoa kazi yako. Lengo ni kuonyesha hamu yako ya kufanya kazi nzuri kwenye majukumu uliyopewa, na kumshukuru bosi wako kwa muda wake kunakubali kuwa simu ya bosi wako itafanya kufanya kazi nzuri iwezekane zaidi

Sehemu ya 3 ya 3: Kuitikia Simu ya Baada ya Saa

Jibu Simu kutoka kwa Bosi wako Hatua ya 13
Jibu Simu kutoka kwa Bosi wako Hatua ya 13

Hatua ya 1. Jibu simu inapowezekana

Ikiwa bosi wako atakupigia baada ya masaa, unapaswa kujibu simu maadamu kufanya hivyo hakuingilii vipaumbele visivyo vya kazi. Hii ni kweli haswa ikiwa ulianza kazi hii ndani ya miezi sita iliyopita.

  • Utayari wa kuwasiliana na bosi wako baada ya masaa ya kawaida ya kazi itaonyesha kujitolea kwako kwa kampuni na kwa msimamo wako.
  • Ikiwa huwezi kujibu simu, hata hivyo, unapaswa kujibu bosi wako haraka iwezekanavyo. Kwa kweli, hii inamaanisha kusikiliza barua ya sauti yoyote iliyobaki na kumpigia bosi wako ndani ya dakika chache. Kulingana na utamaduni wa kampuni na hali ya simu, unaweza kutoka kwa maandishi ya haraka au kutuma barua pepe kuelezea ucheleweshaji ikiwa simu haiwezekani.
Jibu Simu kutoka kwa Bosi wako Hatua ya 14
Jibu Simu kutoka kwa Bosi wako Hatua ya 14

Hatua ya 2. Chunguza utamaduni wa kampuni yako

Katika kampuni zingine, mwajiri wako anaweza kutarajia uendelee kuwasiliana kupitia simu na barua pepe bila kujali wakati wa siku au siku ya wiki. Ingawa hii inaweza kuonekana kuwa ya haki, utahitaji kuikubali kama sehemu ya utamaduni wa kampuni yako ikiwa unataka kuendelea kufanya kazi huko.

Ikiwa hujui itifaki ni nini, wasiliana na wafanyikazi wenzako. Unaweza kujifunza kuwa inakubalika kabisa kuchelewesha majibu kwa masaa machache, au unaweza kugundua kuwa kila mtu mwingine anajibu mara moja. Tafuta majibu yanayotarajiwa na fuata

Jibu Simu kutoka kwa Bosi wako Hatua ya 15
Jibu Simu kutoka kwa Bosi wako Hatua ya 15

Hatua ya 3. Kaa chanya na chukua hatua kulingana na hali hiyo

Unapaswa kuwa mwenye adabu na mzuri kila wakati unapomsikiliza bosi wako, hata wakati wa simu ya baada ya masaa. Hiyo inasemwa, utahitaji kuangalia kila hali kibinafsi kabla ya kuamua jibu sahihi kwake.

  • Ikiwa bosi wako anatoa uhakiki wa jumla au seti ya maagizo, kwa mfano, andika maelezo wakati wa mazungumzo, lakini jisikie huru kuanza tena shughuli zako za zamani zisizo za kazi baada ya simu kumalizika. Kawaida unaweza kuokoa hatua kwa masaa yako ya kawaida ya kazi ikiwa jambo sio haraka.
  • Kwa upande mwingine, ikiwa bosi wako atakuita juu ya dharura, utahitaji kushughulikia dharura hiyo mara moja na kulingana na matakwa ya bosi wako.
Jibu Simu kutoka kwa Bosi wako Hatua ya 16
Jibu Simu kutoka kwa Bosi wako Hatua ya 16

Hatua ya 4. Tathmini kuridhika kwako kwa jumla kwa kazi

Bosi wako hawezi kutarajia kupatikana kwa 24/7 - hata hivyo, hakuna hakikisho kwamba bosi wako atakuwa na matarajio mazuri. Ikiwa bosi wako anakuita mara kwa mara baada ya masaa na hii inasababisha kutokuwa na furaha au wasiwasi mkubwa, inaweza kuwa wakati wa kufikiria juu ya kutafuta kazi nyingine.

Unaweza kujaribu kuzima simu yako ya rununu wakati unajua bosi wako anapiga simu baada ya masaa, lakini isipokuwa mahali pako pa kazi ni umoja, labda wewe ni mfanyikazi "kwa mapenzi" ambaye anaweza kukomeshwa wakati wowote. Bosi wako anaweza kurudi nyuma baada ya kupata ujumbe ambao hautajibu baada ya masaa, lakini pia inawezekana bosi wako atajibu kwa kukufukuza kazi

Vidokezo

  • Jizoeze kujibu simu kutoka kwa bosi wako katika hali ya faragha ili uweze kujisikia vizuri zaidi, kujiamini, na kujiandaa wakati ujao atakapokupigia. Jizoeze kuzungumza na bosi wako na wewe mwenyewe, au piga simu mfululizo na marafiki na wanafamilia.
  • Wasiliana na bosi wako kwa njia ambayo inaonyesha vizuri utamaduni wa kampuni yako. Ingawa bosi wako anaweza kukuita haswa kujadili biashara, kumbuka kuwa mazungumzo ya moja kwa moja na bosi wako ni fursa za kutoa maoni mazuri na ya kudumu. Tazama simu kutoka kwa bosi wako kama mwingiliano mzuri ambao unaweza kusababisha utambuzi wa baadaye na maendeleo mahali pa kazi.

Ilipendekeza: