Iwe unajisogeza mwenyewe na familia yako au unahamisha biashara yako, unaweza kutaka kuandika barua rasmi ya kubadilisha anwani ili anwani zako zote ziwe na anwani yako mpya. Hasa ikiwa unahamisha biashara yako au unaandika kwa anwani za biashara, unataka kudumisha muundo fulani. Kwa marafiki na wanafamilia, unaweza kutaka kutuma kadi ya posta iliyoandikwa kwa mkono badala ya kutumia barua rasmi.
Hatua
Mfano wa Mabadiliko ya Barua za Anwani
Mfano wa Mabadiliko ya Barua ya Anwani kwa Taasisi Rasmi
Kusaidia wikiHow na kufungua sampuli zote.
Sehemu ya 1 ya 3: Kuunda Barua Yako
Hatua ya 1. Tafuta templeti ya barua ya biashara
Ikiwa unaandika barua yako kwenye kompyuta yako, angalia templeti katika programu ya usindikaji wa neno unayotumia. Programu nyingi za usindikaji wa maneno zina templeti anuwai za herufi.
- Tumia templeti ya msingi ya barua ya biashara ambayo ina vizuizi vya tarehe, anwani yako, na anwani ya mpokeaji.
- Ikiwa una biashara au barua ya kibinafsi ambayo unapanga kutumia kuchapisha barua yako, hakikisha templeti unayotumia ina nafasi ya kukidhi hiyo.
Hatua ya 2. Unda orodha ya barua
Jambo rahisi kufanya, haswa ikiwa unatuma barua yako kwa orodha ndefu ya wapokeaji, ni kuunda orodha ya barua kwenye lahajedwali. Kisha unaweza kutumia kazi ya "kuunganisha barua" kwenye programu yako ya usindikaji wa neno ili kujaza sehemu kwenye barua yako ya fomu.
Orodha ya Orodha ya Barua
Jina la kwanza na la mwisho la mpokeaji
Kamilisha anwani ya barua
Maelezo mengine yoyote ya mawasiliano yaani nambari ya simu, anwani ya barua pepe, faksi
Thibitisha orodha yako ya barua kwa uangalifu ili uhakikishe kuwa haujafanya typos yoyote kuingia jina la mtu au anwani.
Hatua ya 3. Weka vizuizi vya anwani
Fomati ya barua ya jadi ya biashara inajumuisha kizuizi cha jina lako (au jina la biashara yako) na anwani, pamoja na jina na anwani au mpokeaji. Unapoingiza anwani yako, tumia anwani yako ya sasa, sio ile unayohamia.
Ikiwa unatumia kuunganisha barua, fuata miongozo ya uumbizaji iliyowekwa katika programu yako ya usindikaji wa neno. Kawaida hii inamaanisha kuingiza kwenye mabano jina la safu ambayo unataka programu kuvuta data kutoka kwa lahajedwali lako, kama vile "jina la jina la mwisho."
Hatua ya 4. Toa salamu
Kiolezo cha barua yako kawaida hujumuisha nafasi-mbili baada ya mstari wa mwisho wa kizuizi cha anwani ya mwisho, ikifuatiwa na salamu. Inaweza tu kuwa jina la mtu likifuatiwa na koloni, au "Mpendwa" ikifuatiwa na jina la mtu na koma.
Epuka kutumia salamu ya "Mpendwa" ikiwa baadhi ya wapokeaji wako ni mashirika, biashara zingine, au wakala wa serikali. Kawaida salamu hii hutumiwa tu kwa watu binafsi
Hatua ya 5. Kamilisha kufunga kwako
Wakati wa kupangilia barua yako, kawaida ni bora kuendelea na kufunga kwako kwanza na kisha kuandaa mwili wa barua yako. Neno unalotumia kufunga litategemea uhusiano wako na wapokeaji.
Ikiwa unaandika barua ya kubadilisha anwani ya biashara yako, utahitaji kufungwa rasmi zaidi, kama "kwa dhati." Walakini, ikiwa una mchanganyiko wa mawasiliano ya kibinafsi na ya biashara, unaweza kutaka kwenda na kitu kisicho rasmi, kama "shukrani."
Sehemu ya 2 ya 3: Kuandika Barua Yako
Hatua ya 1. Andika utangulizi mfupi
Anza barua yako na taarifa kumjulisha mpokeaji kusudi la barua hiyo. Hii sio lazima iwe ndefu. Kwa kawaida sentensi moja inayosema kitu kama "Barua hii ni kukushauri kuwa anwani yangu itabadilika hivi karibuni" itatosha.
Usipate maneno mengi na utangulizi wako. Unataka kuweka barua chini ya ukurasa, kwa hivyo inapaswa kuwa fupi na kwa uhakika
Hatua ya 2. Toa tarehe ambayo mabadiliko yatatokea
Pamoja na utangulizi wako, unahitaji kuwaruhusu wapokeaji wako kujua wakati wanahitaji kuanza kutumia anwani yako mpya badala ya ile yako ya sasa.
Hakikisha unawapa wapokeaji wako muda wa kutosha kupokea barua hiyo, kusasisha rekodi zao, na kupata barua zozote kwa anwani inayofaa
Hatua ya 3. Orodhesha anwani yako mpya
Wape wapokeaji wako anwani mpya ambayo wanapaswa kutumia kwa mawasiliano yote na wewe baadaye. Kawaida ni bora kuibadilisha jinsi inavyopaswa kupangiliwa kwenye bahasha, kwa hivyo ni rahisi kwao kutambua na kunakili.
Kuzingatia
Kuchanganyikiwa na anwani ya zamani:
Unaweza pia kuingiza anwani yako ya zamani pia, kwa mfano kwa kusema anwani yako imebadilika kutoka kwa anwani ya zamani kwenda kwa anwani mpya. Walakini, kumbuka kuwa hii inaweza kuwa ya kutatanisha. Hasa ikiwa una mawasiliano mengi ya biashara au serikali ambao unatuma barua hiyo, habari mbaya inaweza kunakiliwa bila kukusudia na karani.
Fahamisha mabadiliko mengine yoyote:
Pia ni wazo nzuri kuwaacha wapokeaji wako kujua nini, ikiwa ipo, habari zingine za mawasiliano zitabadilika na ni nini kitakaa sawa. Hii ni muhimu sana ikiwa wanahitaji kuwasiliana nawe wakati wa mpito.
Hatua ya 4. Jumuisha habari nyingine yoyote inayofaa
Kulingana na hali ya hoja yako, kunaweza kuwa na habari zingine ambazo wapokeaji wako wanahitaji kujua, kama vile wengine pia wanahama na wewe, au ikiwa biashara yako itabaki wazi wakati wa hoja.
Mifano ya Habari Muhimu
Kufungwa kwa biashara:
Ikiwa biashara yako itakuwa ikifunga kwa muda mfupi kuhamia, unahitaji kuwaarifu wapokeaji wako juu ya hii ili waweze kupanga mapema, iwe ni wateja, wasambazaji, au wateja wengine.
Uuzaji wa kuhamisha:
Ikiwa una mauzo ya kusonga, hii inaweza kuwa mahali pazuri kuwaruhusu wapokeaji wako kujua kuhusu hilo pia.
Hatua ya 5. Asante mpokeaji
Ili kufunga barua yako, nafasi mbili baada ya aya yako ya mwisho na andika sentensi rahisi kumshukuru mpokeaji. Ikiwa ni mshirika wa biashara, unaweza kutaka pia kuongeza dokezo juu ya jinsi unavyothamini biashara yao.
Kwa mfano, ikiwa biashara yako inahama, unaweza kuandika "Asante kwa umakini wako kwa jambo hili. Nashukuru sana thamani unayoongeza kwa kampuni hii na ninatarajia kuendelea kufanya kazi na wewe."
Hatua ya 6. Toa njia ya kuwasiliana
Baada ya kumshukuru mpokeaji, unaweza kutaka kutoa nambari ya simu au anwani ya barua pepe mpokeaji anaweza kuwasiliana naye ikiwa ana maswali yoyote au wasiwasi.
Hii ni muhimu sana ikiwa biashara yako inahama. Unaweza kutaka kupeleka maswali yote au wasiwasi juu ya kuhamishwa kwa nambari fulani ya simu au ugani, au kwa anwani fulani ya barua pepe
Hatua ya 7. Hila barua kadhaa
Hasa ikiwa unahamisha biashara yako, unaweza kutaka kuwa na barua zaidi ya moja. Kwa njia hiyo unaweza kubadilisha barua moja haswa kwa wateja au wateja, nyingine kwa washirika wa biashara, na nyingine kwa wauzaji au wafanyabiashara.
Fikiria barua kadhaa ikiwa una habari yoyote muhimu unayotaka kujumuisha ambayo inatumika tu kwa hadhira moja. Kwa njia hii hakuna mtu anayepata habari yoyote zaidi ya kile anachohitaji
Sehemu ya 3 ya 3: Kutuma Barua yako
Hatua ya 1. Thibitisha barua yako kwa uangalifu
Kabla ya kumaliza barua yako, angalia ili kuhakikisha kuwa hakuna typos, tahajia, au makosa ya kisarufi ambayo hufanya barua yako ionekane haina utaalam au iwe ngumu kusoma.
Angalia anwani haswa na uhakikishe kuwa ni sahihi. Hutaki kutuma wapokeaji wako mabadiliko ya barua ya anwani ambayo inawaelekeza kwa anwani isiyo sahihi
Hatua ya 2. Hakikisha habari ya wapokeaji ni sahihi
Unapotumia kuunganisha barua kwa barua nyingi, inaweza kukuokoa muda mwingi. Lakini pia inawezekana kuwa kunaweza kuwa na makosa katika jinsi data inahamishiwa kwa barua zako.
Angalia sehemu zote na uhakikishe kuwa zote zinafanana na ni za mpokeaji sawa. Kwa mfano, unataka kuhakikisha kuwa jina na anwani ya mpokeaji kwenye kisanduku cha anwani inalingana na jina katika salamu
Hatua ya 3. Chapisha na saini barua zako
Mara tu utakaporidhika kuwa barua zako zimepangwa vyema na hazina makosa, zichapishe kwenye karatasi nzuri ya hisa na uzisaini kwa mkono ukitumia wino wa samawati au mweusi. Basi wako tayari kutuma barua.
Hatua ya 4. Wape wapokeaji wako taarifa ya mapema
Katika hali nyingi, unataka kuhakikisha kuwa wapokeaji wako watapata barua zao ndani ya wiki mbili hadi nne kabla ya tarehe ambayo mabadiliko yako ya anwani yanaanza.