Kushughulika na bidhaa mbaya, huduma duni, au watu wasio na adabu kunaweza kukatisha tamaa na kukasirisha. Wakati hii inatokea, unaweza kuamua kutoa malalamiko. Kwa bahati nzuri, una chaguzi kadhaa za kufanya malalamiko ambayo hupata matokeo. Ikiwa unalalamika kwa biashara au mahali pa kazi yako, ni muhimu kuwa mtaalamu na maalum juu ya kile unachotaka.
Hatua
Njia 1 ya 4: Kuandika Barua au Barua pepe
Hatua ya 1. Anza barua yako au barua pepe na "Mpendwa" na jina la mtu unayewasiliana naye
Fungua barua yako na salamu "mpendwa" ili uanzishe toni ya kitaalam. Kisha, jumuisha jina la mtu unayeandika ili kubinafsisha barua yako.
- Tafuta jina sahihi kwenye wavuti ya kampuni au saraka ya wafanyikazi.
- Ikiwa huwezi kupata jina, andika tu "Msaada kwa Wateja" au jina la biashara.
Hatua ya 2. Anza mwili wa barua yako kwa kusema kitu kizuri
Hivi sasa, labda unahisi kufadhaika sana juu ya kile kilichotokea, lakini maoni mazuri yanaweza kuwafanya upande wako. Waambie umekuwa mteja kwa muda gani, ni nini kimekuvuta kwa kampuni hii, au maelezo ya uzoefu mzuri uliokuwa nao.
- Aya hii inahitaji tu kuwa na sentensi 1-2 kwa urefu.
- Unaweza kuandika, "Nimekuwa mteja kwa mwaka uliopita, na hapo awali nimefurahia ubora wa bidhaa zako," au "Nimesikia vitu vyema juu ya kampuni yako, kwa hivyo nimeamua kujaribu bidhaa zako."
Hatua ya 3. Eleza malalamiko yako katika aya ya pili
Iambie kampuni wakati tukio hilo lilitokea, kisha ueleze ni nini kilitokea. Tumia maelezo maalum kuonyesha ni kwa nini umekasirika. Walakini, endelea kuzingatia ukweli na sio hisia zako.
- Aya hii inapaswa kuwa na sentensi 4-8 kwa urefu.
- Andika, “Nilikwenda kwenye mgahawa wako jana usiku kwa siku ya kuzaliwa, lakini mhudumu huyo alisema nafasi yangu ya kuhifadhi karamu ilifutwa. Familia yangu yote ilikuwa imekuja kwa sherehe, na tulilazimika kukaa kwenye meza tofauti. Kisha, mhudumu wetu akatukatiza tulipokuwa tukimwimbia binti yangu "Furaha ya Kuzaliwa", akituambia tulia. Kufanya mambo kuwa mabaya zaidi, wafanyikazi walisafisha meza zetu wakati tulikuwa tukisalimiana na wanafamilia ambao walikuwa wamechelewa, kwa hivyo hatukupata kumaliza entrees zetu. Binti yangu alilia na anahisi kuwa imeharibu siku yake ya kuzaliwa."
Hatua ya 4. Waambie ni nini unataka wafanye katika aya ya tatu
Ni ngumu kwa mtu kukusaidia ikiwa hajui unachotaka, kwa hivyo hakikisha unasema hii katika malalamiko yako. Tumia aya yako ya tatu kuelezea kwa kifupi kile unatarajia kampuni ifanyie kwako. Hakikisha kwamba unachouliza ni suluhisho linalofaa kwa malalamiko yako.
- Andika kuhusu sentensi 1-3 katika aya hii.
- Unaweza kusema, "Baada ya uzoefu wetu jana usiku, tunatarajia kampuni yako itarejeshea bei ya chakula chetu cha jioni ili tuweze kutumia pesa kwa sherehe halisi," au "Kwa sababu agizo langu lilikuwa na kasoro, ninatarajia utume mbadala usafirishaji.”
- Walakini, ni bora usiseme kitu kama, "Baada ya jana usiku, nataka umfukuze mhudumu ambaye alituuliza tukae kimya, na ninataka entree za bure kwa mwaka." Hii itaonekana kuwa ya kupindukia.
Kidokezo:
Wakati huduma duni au bidhaa zenye ubora wa chini zinaweza kuwa maumivu ya kichwa, kwa kawaida huwezi kulipwa kwa muda uliopoteza kushughulikia suala hili. Kuuliza fidia kwa wakati uliopotea kunaweza hata kusababisha kampuni kupuuza malalamiko yako.
Hatua ya 5. Saini jina lako kwa barua
Baada ya aya yako ya tatu, ruka mstari, kisha andika "Kwa dhati" au "Asante." Ruka mistari mingine 3, kisha andika jina lako. Ikiwa unatuma barua yako, ichapishe kisha uisaini juu ya jina lako lililochapwa.
Ikiwa unatuma barua pepe, hauitaji kuisaini kimwili
Hatua ya 6. Kuwa mafupi ili mtu aendelee kusoma
Ingawa sio sawa, ni kawaida kwa watu kuacha kusoma wakati kuna maandishi mengi kwenye ukurasa. Una uwezekano zaidi wa kupata matokeo ikiwa unatumia maneno machache iwezekanavyo kusema kile unahitaji kusema. Fikia mahali na uondoe maelezo yoyote ya ziada.
Soma juu ya barua yako na utafute maeneo ambayo umeongeza maelezo au umeanza kuzungumza juu ya suala la kando. Labda unaweza kukata sentensi hizi kupunguza barua yako, ikiwa ni lazima
Hatua ya 7. Thibitisha barua yako au barua pepe kabla ya kuituma
Weka barua yako au barua pepe kando kwa saa moja ili uweze kurudi tena na mtazamo mpya. Kisha, isome angalau mara mbili ili kuhakikisha kuwa haina makosa yoyote. Ukipata makosa, sahihisha kabla ya kutuma barua au barua pepe.
Ikiwa unaweza, mwambie mtu mwingine asome barua yako. Wanaweza kukusaidia kugundua makosa yoyote na kukuambia jinsi wangejibu malalamiko
Njia ya 2 ya 4: Kutuma kwenye Mitandao ya Kijamii
Hatua ya 1. Tembelea tovuti za media ya kampuni ili kuona ni zipi wanazotumia
Kampuni inaweza kuwa hai kwenye kila wavuti, lakini kampuni zingine huwa zinajibu zaidi kwenye wavuti fulani. Angalia ujumbe uliotumwa na wageni na uone ikiwa kampuni inawajibu. Kisha, tambua jukwaa gani la media ya kijamii linaonekana kuwa linalofanya kazi zaidi.
- Kwa mfano, kampuni nyingi zina akaunti inayotumika ya Twitter, lakini unaweza kupata kwamba kampuni unayolalamikia inafanya kazi zaidi kwenye Facebook.
- Ni bora kujaribu kulalamika kwa kampuni moja kwa moja kabla ya kutuma malalamiko kwenye media ya kijamii. Kulingana na kampuni, unaweza kupata jibu bora ikiwa utalalamika kibinafsi.
Hatua ya 2. Tuma kifungu kifupi kinachoelezea kile kilichotokea na nini unataka
Weka malalamiko yako kama onyo kwa wateja wengine. Kisha, eleza kifupi kile kilichotokea na unachotaka. Weka chapisho hili kwa ufupi iwezekanavyo ili watu wasome.
- Jaribu kuweka malalamiko yako kwa sentensi 3-5 wakati unatuma kwenye media ya kijamii. Kwenye Twitter, utahitaji kuiweka kwa herufi 280 ili kukidhi vizuizi vyao.
- Unaweza kuandika, “Kuwa mwangalifu unapoagiza kutoka kwa kampuni hii kwa sababu wanatuma bidhaa zilizoharibika. Kila kitu katika agizo langu kiliharibiwa, lakini kampuni haitajibu malalamiko yangu. Ninataka bidhaa zangu zibadilishwe au zirejeshwe.”
Kidokezo:
Wakati wowote inapowezekana, jumuisha picha inayoonyesha shida. Kwa mfano, chapisha picha ya bidhaa zilizoharibiwa ulizopokea au picha ya agizo lako lisilo sahihi la chakula.
Hatua ya 3. Fuatilia chapisho lako kwa jibu kutoka kwa mwakilishi
Mwakilishi wa kampuni anaweza kujibu chapisho lako ndani ya masaa 24. Endelea kuangalia tena mpaka uone majibu. Kisha, soma majibu kwa uangalifu ili kujua ni nini unahitaji kufanya baadaye kupata matokeo.
Ikiwa hauoni majibu ndani ya masaa 24, kampuni inaweza isifuatilie akaunti hiyo mara kwa mara
Hatua ya 4. Chapisha kwenye jukwaa tofauti ikiwa hakuna jibu katika masaa 24
Inawezekana kwamba kampuni haijibu kwenye jukwaa ulilochagua, au wanaweza kuwa na wawakilishi ambao hushika akaunti hiyo. Tembelea moja ya kurasa zingine na chapisha malalamiko yako hapo. Kisha, subiri masaa mengine 24 ili uone ikiwa watajibu.
Kampuni nyingi hazitaki machapisho mabaya kwenye akaunti zao za media ya kijamii, kwa hivyo watajibu na kujaribu kufanya mambo kuwa bora. Hata hivyo, hii sio wakati wote. Ikiwa haupati jibu, inawezekana media ya kijamii haitakusaidia
Hatua ya 5. Acha hakiki kwenye Yelp au Amazon ikiwa hautapata jibu
Kampuni nyingi zinachukia kupata hakiki mbaya kwa sababu zinafukuza wateja wapya. Pata ukurasa wa Yelp au Amazon wa kampuni hiyo, kisha ueleze kile kilichokupata na unachotaka. Walakini, kumbuka kuwa inawezekana kampuni haitaona chapisho lako.
Kampuni nyingi zitajaribu kushughulikia hakiki hasi, kwa hivyo unaweza kupata umakini wao kwa njia hii. Walakini, ni bora kuokoa chaguo hili kwa mwishowe kwani inaweza isipate matokeo
Njia ya 3 ya 4: Kulalamika kwa Mtu au kupitia simu
Hatua ya 1. Panga maelezo ya tukio kabla ya kulalamika
Kukusanya nyaraka unazohitaji kuthibitisha kilichotokea, kama makaratasi yako, risiti, au habari ya bidhaa. Kwa kuongezea, kumbuka tarehe ambayo ilitokea, ni nani umezungumza naye hadi sasa, na habari nyingine yoyote inayofaa ambayo unaweza kuulizwa utoe. Hii itakusaidia kujibu maswali kwa usahihi na inaweza kukusaidia ujisikie ujasiri juu ya malalamiko yako.
- Ikiwa unalalamika juu ya bidhaa mbaya, utahitaji risiti yako, habari ya bidhaa, na maelezo juu ya kile kibaya nayo.
- Ikiwa unalalamika juu ya chakula, ungetaka risiti yako, tarehe na wakati wa tukio, majina ya watu waliohusika, na orodha ya shida ulizopata.
- Ikiwa unalalamika juu ya tukio kazini, ukusanya makaratasi yoyote unayo kukuunga mkono, tarehe ya tukio, majina ya watu waliohusika katika tukio hilo, na maelezo ya kile kilichotokea.
Hatua ya 2. Mwambie mwakilishi kile kilichotokea
Eleza kwa kifupi tukio ambalo unalalamikia. Toa muhtasari uliofupishwa juu ya suala hili ili mtu aelewe ni nini. Hii itawaacha waamue ikiwa wanaweza kukusaidia au la.
Unaweza kusema, "Mapema leo niliamuru kuchukua kutoka kwa mgahawa wako, lakini nusu ya agizo langu limekosekana," au "Wiki iliyopita Doug aliambia utani juu ya tendo la ngono, na watu kadhaa walicheka. Sasa ninajisikia vibaya kwenye chumba cha mapumziko."
Hatua ya 3. Eleza unachotaka wafanye juu yake
Muulize mtu huyo dawa ya kukusaidia kuwa mzima tena. Kuwa wa moja kwa moja na maalum juu ya kile unachotaka. Kwa kuongezea, hakikisha unauliza kitu ambacho ni busara ukizingatia kile kilichotokea.
Unaweza kusema, "Nataka kurejeshewa pesa kwa vitu ambavyo havikutolewa kwa agizo langu, na ningependa kupokea agizo la kubadilisha sasa hivi," au "Nadhani itasaidia ikiwa wafanyikazi wote watashiriki katika semina ya mafunzo ya unyeti ili kila mtu ajue utani chafu haufai.”
Hatua ya 4. Uliza mwakilishi ikiwa anaweza kukusaidia
Wakati mtu unayelalamika anaweza kutaka kusaidia, inawezekana kwamba hawana ruhusa ya kufanya hivyo. Ni bora kuwauliza mapema katika mazungumzo yako ikiwa hii ni kitu ambacho wanaweza kufanya ili uweze kuokoa muda. Ikiwa hawawezi kukusaidia, uliza msimamizi.
Unaweza kusema, "Je! Hii ni jambo ambalo unaweza kusaidia kusuluhisha?" Ikiwa watasema hapana, sema, "Asante kwa msaada wako hadi sasa, lakini ninahitaji kuzungumza na msimamizi."
Hatua ya 5. Omba kuongea na msimamizi ikiwa haupati kile unachotaka
Watu wachache wa kwanza unaozungumza nao hawawezi kutatua shida yako, lakini mtu katika kampuni atakuwa. Endelea kuuliza kuzungumza na msimamizi hadi utakapopata mtu anayeweza kusaidia. Kila wakati unapozungumza na mtu mpya, mwambie ni nini kilitokea na unataka nini.
Kampuni zingine zinajibu zaidi malalamiko kuliko zingine. Walakini, unaweza kupata matokeo ikiwa unaendelea
Njia ya 4 ya 4: Kufanya Malalamiko Yako yawe na Ufanisi
Hatua ya 1. Toa hisia zako kabla ya kutoa malalamiko yako
Kuonyesha hisia zako katika malalamiko yako kunaweza kuifanya kampuni iwe na uwezekano mdogo wa kukusaidia. Inatoa maoni kwamba haubadiliki, hata kama inawezekana. Ili kuepuka hili, zungumza na rafiki kabla ya kuzungumza na mwakilishi wa kampuni. Hii itakusaidia kutulia kabla ya kulalamika.
Unaweza kusema, "Nina wazimu sana kwa sasa kwa sababu waliniahidi agizo langu litafika hapa kabla ya likizo yangu. Sasa nina wasiwasi kuwa nimepoteza pesa hizi zote na hata sitaweza kujifurahisha. Nahisi tu kupiga kelele!”
Tofauti:
Kuandika hisia zako pia inaweza kuwa njia nzuri ya kutoa. Fikiria kuandika kinachoendelea akilini mwako kutoa hisia zako, kisha ufute au uondoe kile ulichoandika.
Hatua ya 2. Fanya malalamiko yako karibu na tukio iwezekanavyo
Ni sawa kuchukua muda kutoa, lakini jaribu kupata malalamiko yako haraka. Ikiwa muda mwingi unapita, itakuwa ngumu kwako kuonyesha kile kilichotokea na kupata matokeo. Jitahidi kufanya malalamiko ndani ya masaa 24 ya tukio hilo.
Hatua ya 3. Kuwa mkweli juu ya kile kilichotokea
Unaweza kushawishiwa kuzidisha kile wewe ni mteja mzuri au mfanyakazi ili upate huruma zaidi. Vivyo hivyo, unaweza kuhisi kama unahitaji kufanya tukio hilo kuwa mbaya zaidi kumfanya mwakilishi kuelewa jinsi unavyohisi. Walakini, kuzidisha madai yako kunaweza kudhoofisha malalamiko yako na kuifanya kampuni ikatae kukusaidia. Shikilia ukweli ili uweze kupata matokeo.
Kwa mfano, usiseme, "Nimekuwa mteja mwaminifu kwa miaka" ikiwa umewatumia kwa miezi 3 tu
Hatua ya 4. Andika kila hatua ya malalamiko yako na ni nani anayezungumza nawe
Kuweka nyaraka hukuruhusu kuthibitisha kile umefanya hadi sasa kurekebisha suala hili. Okoa makaratasi yoyote unayopokea, na andika maelezo ya kila mawasiliano uliyonayo na mwakilishi. Kwa kuongeza, weka nakala za barua au barua pepe unazotuma.
Ikiwa unalalamika kibinafsi au kwa simu, andika tarehe na saa ya malalamiko na ni nani uliyezungumza naye. Kwa kuongeza, andika kesi hiyo au nambari ya kumbukumbu ikiwa unapata moja
Hatua ya 5. Fanya kazi na wakili wa watumiaji ikiwa malalamiko yako hayajajibiwa
Wasiliana na Ofisi ya Biashara Bora, Tume ya Biashara ya Shirikisho, na Ripoff Ripoti kulalamika juu ya kile kilichotokea. Kwa kuongezea, unaweza kuwasiliana na mwandishi wa watumiaji wa kituo chako cha habari, ambaye anaweza kukutetea. Ingawa sio bora kila wakati, watetezi hawa wanaweza kukusaidia kupata matokeo bora.
Kutangaza uzoefu wako na huduma ya utetezi kutaonya watu wengine kuwa waangalifu linapokuja biashara iliyokukosea
Vidokezo
- Ikiwa hakuna moja ya hapo juu yanayofanya kazi, unaweza kuweka malalamiko ya watumiaji mkondoni.
- Usikasike au kukasirika unapoelezea malalamiko yako. Inaweza kudhoofisha uaminifu wako na kuifanya kampuni iwe rahisi kukufukuza.
- Unaweza kuhitaji kufanya malalamiko zaidi ya moja kupata matokeo unayotaka.
- Kumbuka kwamba mtu unayesema naye huenda hahusiki na kile kilichotokea. Usiondoe kuchanganyikiwa kwako juu yao.